9月1日实施！《档案服务外包工作规范 第5部分：档案寄存服务》（DA/T 68.5—2026）

《档案服务外包工作规范 第5部分：档案寄存服务》（DA/T 68.5—2026）是档案服务外包工作规范系列标准的重要组成部分，适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展档案寄存服务工作。

标准确立了档案寄存服务从选定承包方、签订合同、清点交接、运输入库到保管利用、服务终止的全流程工作规范，明确了发包方和承包方双方职责，系统规定了承包方库房建筑、设施设备、消防安防、应急管理、人员管理、信息化管理等具体要求，以及寄存服务信用评价和质量监督机制，为档案寄存服务提供了统一、科学的标准依据，对保障寄存档案实体和信息安全、规范档案服务外包市场具有重要意义。

档案服务外包工作规范 第5部分：档案寄存服务

DA/T 68.5—2026

1 范围

本文件确立了档案寄存服务的工作流程、发包方和承包方的职责，规定了发包方和承包方的工作规范、寄存服务信用评价和质量监督要求。

本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展档案寄存服务工作。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T17242 投诉处理指南

GB/T22119 信用服务机构诚信评价业务规范

GB50140 建筑灭火器配置设计规范

GB50370 气体灭火系统设计规范

DA/T6 档案装具

DA/T45 档案馆高压细水雾灭火系统技术规范

DA/T68.1 档案服务外包工作规范 第1部分：总则

DA/T84 档案馆应急管理规范

DA/T87 档案馆空调系统设计规范

DA/T91 档案馆照明系统设计规范

JGJ25 档案馆建筑设计规范

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1 档案寄存服务 archive deposit service

在不改变档案所有权和处置权的前提下，发包方将档案委托给承包方保管，承包方为发包方提供档案保管的库房、设备，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。

[来源：DA/T 68.1—2020，4.2]

4 总体要求

4.1 发包方要求

发包方应符合DA/T 68.1的要求，坚持合法、安全、可控原则开展档案寄存服务并接受有关主管部门的监督管理。

4.2 承包方要求

4.2.1 承包方应符合DA/T 68.1的要求，以满足发包方的需求为核心，提供档案寄存服务并接受有关主管部门的监督管理。

4.2.2 承包方应履行安全保密义务，不传播、不泄露所保管档案的信息，确保档案实体和信息安全。

5 工作流程

5.1 档案寄存服务应明确工作流程并严格执行。工作流程包括选定承包方、签订合同、清点检查、下架装箱、封箱交接、装车搬运、档案消毒、清点上架、环境检查、保管状况检查、档案调阅、服务终止等各工作环节（见图1）。其中，选定承包方为发包方职责，其他环节为发包方与承包方共同职责。

5.2 应在档案清点检查、装车搬运、消毒入库、保管检查和调阅利用等过程中进行档案寄存服务全过程管理。

6 发包方工作规范

6.1 发包前期准备工作

6.1.1 明确工作要求

发包方应按照DA/T 68.1的要求，制定档案寄存服务工作规划，明确档案寄存服务负责部门和负责人，确定档案寄存服务的范围，履行档案寄存服务全过程的监督责任。

6.1.2 选定承包方

6.1.2.1 发包方应对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、高级管理人员背景进行核实，掌握承包方情况。

6.1.2.2 发包方应重点考察和评估承包方档案库房的产权性质、地理位置、建筑标准、使用年限（或租赁期限）、库房面积、设施设备等是否满足发包方档案安全保管要求。

6.1.2.3 发包方应对承包方的财务状况、项目经验、员工背景、技术能力、管理制度、风险控制等是否满足档案寄存服务要求进行评估，评估表见附录A。

6.1.2.4 发包方应对承包方的资质、信用、市场评价等进行考察，了解其是否存在不良记录。

6.1.2.5 发包方应按照DA/T68.1的要求对承包方进行筛选，依据相关法规采用法定采购方式择优确定承包方。

6.1.3 签订合同和保密协议

发包方确定承包方后，应与承包方签订合同及保密协议，合同的签订应符合DA/T 68.1的要求，并对责任事故和赔偿做出约定。

6.2 工作流程监督管理

6.2.1 档案出库

6.2.1.1 发包方档案出库时，应派专人清点交接，监督承包方装箱工作，并与承包方填写交接清单，履行出库登记手续，签字、盖章确认，交接清单见附录B。

6.2.1.2 档案出库过程中承包方人员进入发包方库区时，发包方应全程视频监控并派专人陪同。

6.2.2 档案搬运

发包方应对寄存档案的运输全过程进行监督，对专车运输、人员、时间和路线等安排进行确认，协助承包方做好相关管理，确保档案安全进入合同约定库房。

6.2.3 档案库房检查

发包方应对承包方的档案库房管理进行定期检查。查阅承包方安全检查、值班、巡查等记录，抽查承包方库房实时监控，确保库区各类温湿度调控设备、消防、安防设施完备并运行正常。检查间隔时间不超过半年，发包方库房检查记录表见附录C。

6.2.4 档案调阅

发包方应要求承包方按合同约定提供档案调阅利用服务。其他相关单位和个人调阅档案资料时应征得发包方书面同意。

6.2.5 服务终止

档案寄存服务期满不再续约的，应办理期满出库手续，档案寄存服务期满出库登记表见附录D。

6.3 人员管理

发包方应对承包方的项目人员配备、持证上岗情况进行监督。

6.4 运营管理

发包方应要求承包方提供营业执照、财务状况、高级管理人员变化、寄存场所变更、股权结构变化的文件或证件。

7 承包方工作规范

7.1 承包业务前期准备

7.1.1 库房建筑

7.1.1.1 新建或租赁（改建、扩建）的档案库房应具备完整、真实的报建（设计审图、合格检测、竣工验收）和年检合格资料。档案库房承重应符合JGJ 25的要求。

7.1.1.2 库房内不应设置其他用房。

7.1.1.3 不同载体的档案应分库房保管。

7.1.1.4 库房面积应能满足发包方在承包期内档案寄存服务要求。

7.1.2 库房设施设备

7.1.2.1 库房应配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控的设施设备。

7.1.2.2 应按照GB 50140和DA/T 45的要求配置消防灭火设施，灭火介质不应对档案产生二次损害且不应污染环境。

7.1.2.3 库房照明应按照DA/T 91的要求，设置应急、值班和警卫等照明，应急照明灯具应通过国家消防认证。

7.1.2.4 库房温湿度应符合JGJ 25、DA/T 87的要求。纸质档案库房温度控制在14℃~24℃，相对湿度控制在45%~60%。每昼夜波动幅度，温度控制在±2℃之内，相对湿度控制在±5%之内。

7.1.2.5 库房应配有温湿度记录设备、温湿度手动或自动控制设施，实现实时测控，相关记录保留不少于2年。

7.1.3 档案装具

库房内应按照DA/T 6的要求配置档案装具，满足档案载体的安全存贮及其使用功能。

7.1.4 消防系统、安防系统和供电系统

7.1.4.1 消防系统：应符合GB50370、GB50140和DA/T45的要求并验收合格，根据库房面积大小采用高压细水雾灭火系统或洁净气体灭火系统，并配置相关设施，其中，火灾报警设施宜与119联网。

7.1.4.2 安防系统：库房的周边、所有出入口、档案交接室、档案调阅室、档案消毒室、档案存储区域和电梯等均应设有实时视频监控，监控录像保留时间6个月以上。档案库房出入口、档案存储区域出入口和电梯应安装门禁系统和入侵报警设备，且与110联网，人员出入库区应通过身份识别和授权。

7.1.4.3 供电系统设施：库房宜有两路供电线路供电或配置应急电源，应急电源的供电系统应与库房保持安全距离。

7.1.5 签订合同和保密协议

承包方应与发包方签订档案寄存服务合同和保密协议。合同的签订应符合DA/T 68.1的要求，并对责任事故和赔偿做出约定。保管期满3个月前应提醒发包方办理期满续约手续。

7.2 工作流程管理

7.2.1 清点检查

对档案进行清点检查，确保与交接明细一致，保证档案完整、安全。

7.2.2 下架装箱

档案下架装箱时，发包方应指定人员全程陪同。

7.2.3 封箱交接

将档案进行封箱，并与发包方填写交接清单，履行入库登记手续，双方指定人员签字、盖章确认，交接清单见附录B。

7.2.4 装车搬运

应对档案装卸、运输等全过程进行安全管理。运送档案时应配备安保人员，实行专人专车，实现运输过程全流程安全监控。

7.2.5 档案消毒

档案进入库房前，承包方应对其进行安全检查和消毒。档案消毒室应内外分设控制开关，其排气管道不应穿越其他用房。

7.2.6 清点上架

消毒工作完成后，将档案上架，并对档案的保管位置信息进行记录。

7.2.7 库房环境检查

定期进行库房巡查，发现安全隐患和问题及时处理，并做好库房日常巡查记录，巡查记录表见附录E。

7.2.8 库房保管状况检查

定期对档案保管状况进行检查，发现档案霉变和虫害等情况，应及时通报发包方，按服务合同约定处理。

7.2.9 档案调阅服务

7.2.9.1 承包方档案调阅室内宜避免阳光直射并设置防盗监控系统。按照合同约定方式为发包方提供档案调阅服务，满足其调阅档案的日常需求。其他相关单位和个人调阅档案资料的应征得发包方书面同意。

7.2.9.2 承包方应提供档案调阅服务并做好档案调阅服务登记，对利用日期、单位、人员、内容和方式等进行逐项登记记录，调阅者应签字确认，档案调阅服务登记表见附录F。

7.2.9.3 档案调阅服务时，应核对利用者的授权和身份信息，履行档案调阅登记手续。

7.2.9.4 档案调阅递送服务时，应核对调阅人员身份和档案调阅清单后，双方履行交接手续。

7.2.9.5 承包方有权监督调阅者以保护档案。如调阅者违反有关规定，应及时督促其改正，并书面告知发包方。

7.2.9.6 档案调阅服务中形成的相关记录应专门集中保管，按年度归档备查，并向发包方移交。

7.2.10 服务终止

合同期满不再续约的，承包方应提前将完整的档案清单发送至发包方，双方确认无误后将档案下架，并协助发包方办理档案寄存期满出库、运输手续，档案寄存服务期满出库登记表见附录D。发包方已注销或机构发生变动的，应及时报告所在地县级以上档案主管部门申请处置；承包方由于破产等原因无法继续保管档案的，由发包方与承包方共同协商处理。

7.3 消防、安防管理

7.3.1 应每年对消防、安全监控设备和供电线路等运行情况进行检测，确保设施设备正常运行。每年组织一次消防培训，每半年组织一次消防演练。

7.3.2 应配备安保力量24h值班并定时巡检。

7.3.3 应保存设施设备检查、安全值班、消防安全巡查、安全培训记录，保存期不少于合同保管期满后2年，以备查阅。监控系统录音录像保存不少于3个月。

7.3.4 库房区域不应使用明火，应远离有毒有害气体、易燃易爆物品、放射性物体等。

7.4 应急管理

7.4.1 承包方应按照DA/T 84的要求，制定应急预案并按规定备案。

7.4.2 承包方应按照DA/T 84的要求，建立应急管理领导小组，从资金、人员、物资、通信、技术等方面提供应急保障。

7.4.3 承包方应按照DA/T 84的要求，定期对突发事件应急管理人员进行知识培训并组织应急演练。

7.4.4 突发事件发生时，承包方应按照DA/T 84的要求，对突发事件现场启动相关应急预案进行先期处置，并向所在地县级以上档案主管部门和发包方报告事件情况。

7.4.5 突发事件发生后，承包方应与发包方协同合作，完成受损档案抢救保护、事故调查评估等恢复重建工作。

7.5 人员管理

7.5.1 工作人员应具备岗位所需要的相应文化程度。

7.5.2 中层及以上管理人员、专业技术人员每年应进行不少于90学时的相关专业培训。

7.5.3 档案业务人员应持有档案专业岗位培训证书，承包方应对重要岗位工作人员进行背景审查、签订保密承诺书。

7.5.4 电工、消防值班等人员应持证上岗。

7.6 信息化管理

7.6.1 承包方档案业务管理信息系统应满足发包方档案寄存需要，并负责寄存业务相关数据的安全。

7.6.2 服务终止时，承包方应及时清除相关人员访问权限。

7.6.3 服务终止时，承包方向发包方移交相应的寄存业务管理数据，并在与发包方办理确认手续后删除相关信息。

8 信用评价与质量监督

8.1 信用评价

8.1.1 发包方应对承包方的工作质量进行评价，必要时出具评价意见，档案寄存服务评价意见表的示例见附录G。

8.1.2 承包方应根据政府部门、行业协会或者第三方信用评价机构等组织开展的企业信用评价，提供相关的企业信用评价档案。

8.1.3 承包方应配合档案主管部门对寄存业务、档案安全与保密等各项工作的监督检查，并纳入信用评价。

8.2 质量监督

8.2.1 档案寄存服务工作应主动接受有关主管部门的指导、监督和检查。发生档案遗失、损毁或泄密及其他重大事件时，发包方和承包方应及时向所在地县级以上档案主管部门报告。

8.2.2 发包方应定期对承包方档案保管保护工作质量进行监督，发现问题及时要求承包方进行整改，并跟踪整改情况，确保承包方按合同约定开展工作。

8.2.3 采用第三方监督，应按照DA/T 68.1、GB/T 22119有关要求开展质量监督工作。

8.2.4 承包方应建立服务质量投诉机制，对外公布投诉联系方式。

8.2.5 承包方应按照GB/T 17242的要求建立投诉受理机构，定期或不定期收集各方反馈意见和建议并建立反馈意见档案，受理投诉登记表见附录H。

8.2.6 发包方和承包方发生服务质量争议时，双方应协商处理；协商不成的，可申请调解、仲裁或提请诉讼。

参考文献

[1] GB/T7714 信息与文献 参考文献著录规则

[2] 建标103—2008 档案馆建设标准

[3] 全国档案馆设置原则和布局方案(国家档案局,1992年3月27日印发)

[4] 档案管理违法违纪行为处分规定(监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号)

[5] 档案信息系统安全等级保护定级工作指南(档办发〔2013〕5号)

[6] 档案执法监督检查工作暂行规定(国家档案局令第4号)

[7] 档案行政处罚程序规定(国家档案局令第20号)

[8] 建筑工程施工许可管理办法(住房和城乡建设部令第18号)

[9] 建设工程消防设计审查验收管理暂行规定(住房和城乡建设部令第51号,根据住房和城乡建

设部令第58号修正)

[10] 国家秘密载体印制资质管理办法(国家保密局、国家市场监督管理总局令〔2020〕2号)

[11] 涉密信息系统集成资质管理办法(国家保密局令〔2020〕1号)

[12] 档案工作突发事件应急处置管理办法(档函〔2008〕207号)

[13] 档案数字化外包安全管理规范(档办发〔2014〕7号)