业务指导丨馆藏档案开放审核工作的原则

档案馆的馆藏档案来源于依法接收和征集的各部门、各单位以及相关组织和个人的档案，是国家和社会的公共资源。档案能否开放，首先要遵守各项法律法规的要求。这些法律法规不仅包括档案、保密、安全、隐私保护等方面的，还涵盖气象、水利、测绘、商标、专利、会计、审计、税务、社保、医保等各领域的专门法律法规。这些法律法规对特定信息和内容提出保护或限制公开的规定的内容，是确定档案是否延期开放的重要依据。同样，这些法律法规中要求依法公开以及未作限制要求的内容，也是确定档案开放的重要依据。

由此，对于档案馆开放审核人员而言，在开放审核前，需全面梳理国家与地方各项法律法规中有关档案开放的限制性要求，认真学习和研究这些规定的内涵与外延，确保档案开放审核的合法合规。

馆藏档案的内容以及档案本身的信息不仅复杂多样，且具有较强的专业性。决定其能否开放时，需全面、历史、综合地进行评判和考量。档案馆档案开放审核人员难以通晓馆藏档案的全部内容，对一些档案的背景信息未必全面了解。而馆藏档案开放后，面对的是国内外各方面利用者及各种不同利用目的。因此，档案开放审核需全方位、多角度地开展，综合研判档案开放后可能引起的问题或后果，以审慎的态度对待。

综合审慎原则并不是一味强调档案开放的风险，而是强调以科学的态度综合研究，慎重决策。特别是对于不熟悉、不了解的档案，不轻易下结论，应尽可能引入内部或外部的专家参与开放审核工作。专家类型既可以是熟悉党史、国史、地方史志的专家，也可以是档案、图书、文献方面的专家，还可以是相关行业的技术专家等。专家参与方式可灵活选择，既可以有能长期相对固定地参与鉴定工作的，也可以根据档案的内容邀请相关专家参与。在分析判定档案开放审核结果时，综合考虑档案形成单位、相关专家及档案馆开放审核工作人员的意见和建议，最大程度降低档案开放后的风险。

馆藏档案需通过提供利用服务来体现和实现其价值与功能。若档案一直存放在档案库房，不对外开放利用，外界无法查阅、获取，便难以谈及档案价值的发挥。而且“巧妇难为无米之炊”，若无充分的档案开放，档案馆便难以提供优质的利用服务。无论从档案角度还是档案馆角度，要体现档案与档案工作的价值和意义，发挥服务党和国家工作大局、服务人民群众等方面的作用，都需尽可能开放馆藏档案资源。

应开尽开原则要求在审慎鉴定的前提下，尽量开放档案，发挥档案资源价值，避免审慎要求的无限扩大。特别是要避免因一页、一件档案需延期开放，而将整件、整卷延期开放的情况。当一件档案的附件、修改稿、签批页不能开放时，应优先开放正文部分。一卷档案中某一件或几件需要延期开放时，对卷内其他档案应积极开放。

馆藏档案的开放审核是一项体现集体智慧与经验的工作，不会也不能仅依据一两个人的意见作出决定。因此，档案开放审核工作需通过一定的程序来规范开展，通常要经过初审、复审和终审等环节。档案形成单位或移交单位需在初审或复审环节参与会同审核工作，终审环节则应由档案馆的开放审核工作领导小组或开放审核委员会研究并确认审核结果。这些程序能保证在开放审核过程中，各方从不同角度提出审核意见，并在研究讨论、充分吸收的基础上，形成开放审核意见，确保开放审核工作的科学性。只要馆藏档案按照规范的程序完成初审、复审和终审，其审核结果便是集体研究讨论确定的，而非某一名具体人员的审核结果。即便因主观或客观原因存在偏差，也不应归责于某一个人。

档案法第三十条规定，馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。这是档案法新修订的一项重要内容，目的是尊重档案形成单位的意见，保证档案开放审核的审慎性。由于这是新增的开放审核要求，在馆藏档案开放审核实践中，会同审核的形式多种多样：有的在初审环节，有的在复审环节，有的通过共同讨论推进，有的通过函件往来进行。国家档案主管部门尚未对会同审核的方式和内容作出具体规定。各级档案馆结合实际创新出诸多有效方式方法，只要有利于开放审核工作，都值得鼓励。

在部分地区，档案形成或移交单位对档案开放会同审核工作的配合度不高，有的单位简单地以“不予开放”作为审核意见；有的单位虽然积极参与审核，但单位的档案员对于20多年前形成的档案并不熟悉，难以作出准确评判。这些问题都需要档案局、档案馆耐心细致地开展工作，争取党委政府的重视及形成单位的支持。要广泛宣传档案法律法规关于会同审核的要求，以及档案形成单位依法应履行的职责。同时，积极探索符合本地区各单位实际情况的会同审核方式，积极开展示范和培训工作。较为理想的方式是推动档案形成单位的业务部门参与开放审核工作，业务部门人员对行业及单位的职能和政策更为清楚，能够更精准地把握相关档案开放与延期的界定标准。

馆藏档案开放审核工作不是一锤定音、一劳永逸的，而是需根据新情况、新要求，不断调整修订的动态过程。馆藏档案面临的内外部环境和要求始终处于变化之中。例如，部分法律法规修订后，会对档案开放提出新要求。浩繁的档案中，一些当前非热点的内容，未来可能成为热点；一些当前敏感的内容，日后可能不再敏感。档案馆需因时因势调整，妥善处理档案开放中的问题。在档案开放审核工作中，若此前定为延期开放的依据发生变化，不再构成延期开放的理由，那就需及时重新审核，确定档案是否开放。而已开放的档案，若出现新的需控制使用的因素，也应及时转为延期开放。

动态管理原则既保障开放审核的灵活性与延续性，又从制度层面确保馆藏档案的信息安全。同时，能让利用端与鉴定端建立相互反馈的有机联系，有助于更高效地推进档案开放。

上述原则仅为档案开放审核工作提供总体指导。对档案馆来说，需依据这些原则细化具体开放审核工作，例如进一步优化开放审核流程，明确本馆馆藏档案延期开放的范围等。要说明的是，这6个原则是相互关联、互为补充的，不能片面强调其中某一项，需从整体上把握与协调。

档案开放后提供利用服务，是发挥档案价值的重要途径。档案延期开放、在特定时期控制使用，同样是维护党和国家及人民利益的必要举措。两者相辅相成，辩证统一。同时，开放档案与延期开放档案也是有机联系：延期开放的档案经必要审批后，仍可对外提供利用服务。从更长远的历史周期来看，延期开放的档案最终也将逐步开放。准确把握好档案开放的原则和要求，科学合理地开展档案开放审核工作，是推动档案工作高质量发展的重要体现。