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文书档案的排架

时间：2025-03-31

来源：兰台驿站

排架，即排列上架，通常是指将整理规范的档案移交至档案库房后，库房工作人员依据计划、遵循规律，将档案有序排列到档案柜或档案架上的操作。

当归档文件整理完毕并装入档案盒后，便可以开展上架排列工作。上架排列方法需与档案分类方案保持一致，且排架方法应保持稳定，杜绝频繁倒架的情况出现。

档案排架遵循自上而下、从左到右的顺序，到达顶头后按 S 型转弯继续排列，整个排架过程要求做到整齐统一。

两级分类法排架

规模较小，或者公文办理程序不适宜按照机构（问题）分类的立档单位，可采用 “年度 — 保管期限” 等方法进行两级分类。推荐市级及以下单位选用两级分类法。

· 档案馆：适宜采用 “保管期限 - 年度” 排列法，此方法有助于档案的划控以及鉴定工作的开展。条件允许的档案馆，可以分别设置 “永久” 库房和 “30 年” 库房，也能够指定某些档案列为“永久”档案，某些列为 “30年”档案。

· 档案室：适用 “年度 — 保管期限” 排列法。一般情况下，档案室库房面积有限，该方法便于档案的集中保管，以及档案的移交、销毁等工作的推进。

（1）保管期限-年度排架法

具体操作是先按保管期限进行区分，随后在每个保管期限类别下再按年度进行分开排列。

例如：

永久：2001年、2002年、2003年……

30年：2001年、2002年、2003年……

10年：2001年、2002年、2003年……

（2）年度—保管期限排架法

即先按年度分开，接着在每个年度下面按照保管期限进行排列。

例如：

2001年：永久、30年、10年

2002年：永久、30年、10年

2003年：永久、30年、10年

三级分类法排架

三级分类法排架方式与两级分类法类似，不过更为复杂，可依据实际情况进行灵活调整。

具体排架方法如下：

①按机构（问题）-年度-保管期限

②按机构（问题）-保管期限-年度

③按保管期限-机构（问题）-年度

④按保管期限-年度-机构（问题）

⑤按年度—机构（问题）—保管期限

⑥按年度—保管期限—机构（问题）分类

排架注意事项

1.分类清晰准确

严格依照档案分类方案开展分类工作，务必保证同一类别的档案集中放置。

2.顺序排列规范

在同一类别的档案按照档号先后排架，小号在前，大号在后，确保中间不漏号、重号、错号。

3.适当预留空间

档案馆在排列档案时，全宗和全宗之间适当预留空间，便于后续存放新档案；档案室在排列档案时，年度和年度之间适当预留空间，便于遗漏档案的增补。

4.标识明确醒目

在档案架、档案柜上应设置清晰明确的标识。标识内容应涵盖档案类别、年度、起止编号等关键信息，便于快速定位与查找档案。

5.保护档案安全

排架过程中需注意轻拿轻放，防止对档案造成物理损伤，如撕裂、折皱等。同时，要关注档案存放的环境条件，避免档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。排架区域应保持干燥、通风，将温度和湿度控制在适宜范围内。