文书档案的收集

二

一般，文书包括两大类，即公文类文书和事务类文书。

（1）公文类文书包括发文和收文两大小类。

发文，以本单位名义签发的各种文件，《党政机关公文处理工作条例》规定有15种文件种类，按照《党政机关公文格式》要求拟制文件。公文种类主要有十五种，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。正式公文的发文代字一般有两种类型，一种为有文号的，一种为无文号的。注意，发文一般都需要归档。

收文，上级、同级、下级都有可能发送文件到相关单位办理各种事宜。一般，同级收文和对口的直接上级收文数量较多。收文应根据文件重要程度和相互关联性，应归则归，不应归则不宜归。

（2）事务类文书，除上述外，其他应归档内容。

计划类，包括计划、规划、方案和安排等。

报告类，包括总结、述职报告、调查报告、调研报告、综合性报告等。

规章类，包括章程、条例、办法、规则、规程、制度、守则、公约等。

简报类，包括工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等。

会议类，包括会议计划、安排、通知、名单、议程、报告、会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等。

其他，包括人事调动（介绍信、函）、花名册（职工名册，干部名册，党团员、工会会员名册）、采购（招标书、投标书、中标通知书、合同、验收）、活动材料（党建、文明创建等）、报表（各种类型的月报、季报、年报）、邀请信、感谢信、贺信、请柬、合同、协议、协定、议定书、备忘录、意向书等。

三

文书档案的归档范围和不归档范围，国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》有明确的规定。收集档案时，需要对照8号令的标准做好文件材料的收集和归档。

文书档案收集范围的重点就是本机关自己形成的文件材料，上、下级机关和其它机关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。

1.归档范围

①反映主要职能与历史面貌

反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

②具有凭证价值

机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

③需贯彻执行与重要报送

本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

④其他查考价值

其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

2.不归档范围

①上级机关文件

上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

②本机关文件

本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

③同级机关文件

同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

④下级机关文件

下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

3、文书档案归档的具体范围

参照8号令附件《文书档案保管期限表》，主要包括以下部分：

①本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录；

②本机关召开工作会议、专题会议的文件材料；

③机关联合召开会议的文件材料；

④本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料；

⑤上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料；

⑥本机关业务文件材料；

⑦本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料；

⑧本机关事务管理文件材料；

⑨上级机关制发的文件材料；

⑩同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

⑪下级机关报送的文件材料。

四

1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本，依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档，即上述的事务类文书。

3.不论“红头文件”还是“白头文件”都是本单位工作过程中形成的文件材料，均属于立档单位应收集的范围。