超详细 | 档号结构是由哪些组成的？

1、全宗号‌

标识档案所属全宗的唯一代码，通常由4位字符组成（字母+数字），用于区分不同立档单位或项目，如C001‌。

‌2、类别号‌

包含多级分类信息，具体分为：

‌一级类别号（档案门类代码）‌：如WS（文书档案）、SS（诉讼档案）‌；

‌二级及三级类别号‌：如科研（KJ·KY）‌；

年度‌：用4位阿拉伯数字表示（如2020）‌；

‌保管期限代码‌：如Y（永久）、D30（30年）、D10（10年）‌；

机构/问题代码‌：如BGS（办公室）‌。

‌3、案卷号/组号/册号‌

用于标识同一类别下的案卷或组别，如005‌。

‌4、件号/页号‌

表示单件文件或页面的顺序编号，如0001‌。

以卷整理的档号案例

‌案例1：诉讼档案‌
档号：C001-SS•MS•2020•10-005-054

‌全宗号‌：C001表示档案所属单位或项目的唯一标识‌；

‌类别代码‌：SS•MS对应诉讼档案门类（一级类别）和民事诉讼（二级类别）‌；

‌年度与保管期限‌：2020•10表示文件形成年度和10年保管期限代码‌；

‌案卷号与页号‌：005为案卷顺序号，054为该卷内文件的页码‌。

‌案例2：科技档案‌
档号：J001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001

‌全宗号‌：J001标识单位全宗‌；

‌门类代码‌：KJ代表科技档案，JJ为二级类别（如基建项目）‌；

‌年度与保管期限‌：2022-Y表示年度和永久保管代码‌；

‌案卷号与件号‌：001为项目内案卷编号，0001为卷内文件顺序号‌。

以件整理的档号案例

‌案例3：文书档案‌

档号：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001

‌全宗号‌：Z109为立档单位代码‌；

‌门类与年度‌：WS·2011表示文书档案门类及形成年度‌；

‌保管期限与机构代码‌：Y-BGS代表永久保管且由办公室（BGS）归档‌；

‌件号‌：0001为该类别下的首件文件编号‌。

‌案例4：会计档案‌
档号：J001-KU•01•2017-Y-001-001

‌全宗号‌：J001标识档案所属单位‌；

‌门类代码‌：KU为会计档案，01表示二级类别（如会计凭证）‌；

‌年度与保管期限‌：2017-Y对应形成年度和永久保管‌；

‌案卷号与件号‌：001为案卷顺序号，001为卷内文件编号‌。

‌案例5：照片档案‌
档号：J001-ZP·2022-Y-0001

‌全宗号‌：J001为单位标识‌；

‌门类代码‌：ZP代表照片档案‌；

‌年度与保管期限‌：2022-Y为形成年度和永久保管‌；

‌件号‌：0001为照片在该年度的顺序编号‌。

‌案例6：录音档案‌
档号：C001-F1-1-1

‌全宗号‌：C001标识档案归属单位‌；

‌门类代码‌：F代表声像档案，1为录音类别‌；

‌册号与盘号‌：1-1分别表示第1册录音档案中的第1盘录音带‌。

1、分隔符规则‌

‌“-”‌：连接上下级代码（如全宗号与类别号）‌；

‌“•”‌：分隔同级代码（如年度与保管期限）‌。

‌2、编码长度‌

全宗号通常为4位（字母+数字）‌；

件号需补足4位（如0026）‌。

‌3、编码规范

唯一性‌：档号在本单位内不可重复。

‌扩展性‌：可选元素（如机构代码）可依据管理需求增减‌。