档案能否复印？盘点档案复印的实操要点！
时间：2025-02-25
来源：兰台驿站
生活中难免遇到各种困难、问题、矛盾，解决不掉就会揪心、烦躁、无奈，这时你会怎么办？档案，或许就是解决问题的钥匙！
因为，档案是最真实的记录！档案是最有力的原始凭证！
小伙伴们，在生活里，在工作中，不管是升学、求职、办事，还是学术研究、工作查考，档案都如影随形，发挥着关键作用。档案如何发挥作用？一则，档案保管部门要有档案；二则，档案利用人员能拿到档案。一般，档案原件只有一份，不会，也不能提供给利用者。如何解决“用”的需求？通过复印机器，制作一份复制件是比较好的方法。
但一提到档案复印，不少人就满脸疑惑，心里犯嘀咕：档案到底能不能复印？在什么情况下才能复印？今天就来为大家把档案复印的门道一次性讲透彻，赶紧点赞收藏，说不定哪天就能派上用场！
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档案能否复印？
能！但是有条件！
档案法规定，单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。机关单位和公民可以按照国家有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。
档案法实施条例规定，档案馆可以通过阅览、复制和摘录等形式，依法提供利用档案。
复制，包括复印、摄影、扫描、磁盘拷贝、复写、印刷等技术手段，目的是生成和档案原件相同的复制品。
档案是可以复印的，但不可随意复印。档案馆和档案室里存放的档案，承载着国家、单位和个人的重要信息，是珍贵的信息资产，受到法律的严格保护。随意复印不仅可能导致信息泄露，还可能对档案造成损害，引发严重后果。
档案法规定，擅自提供、复制属于国家所有的档案，是违法行为。
所以，档案复印必须遵循严格的规章制度和审批流程，这是确保档案安全和规范使用的前提。
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哪些场景需要利用档案？
1.助力个人发展
在升学、求职、晋级、升迁、退休这些人生重要阶段，常常需要用到档案里的关键材料，比如学历证明、工作经历、奖惩记录等。这时，我们就可以向档案管理部门提出申请，复印相关内容。
2.解决权益纠纷
在涉及房产、土地、婚姻、拆迁、社保等方面的问题时，查询原始档案，则能够清清楚楚还原当时情况，为解决矛盾纠纷出谋划策。
3.服务工作查考
前人之鉴，后人之师。档案是工作的记录，通过档案史料，少走弯路，积累经验，更好的促进工作开展。
4.推动学术研究
对于科研人员和学者来说，档案资料往往蕴含着丰富的研究素材，为学术探索提供有力支撑，助力学术的传承与创新。
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复印对档案的影响有哪些？
1.物理层面损伤
在复印过程中，如果复印机设备老化、零部件磨损，或者操作不规范，都很容易给档案带来物理损伤。比如，一旦出现卡纸情况，若强行拉扯，就可能导致档案纸张撕裂、破损；进纸滚轮压力不均匀，会使档案边缘出现卷曲、褶皱，不仅影响档案的完整性，还会降低其美观度和保存价值。
2.信息安全威胁
每一次复印都意味着档案信息有被泄露的风险。要是复印场所的信息管理存在漏洞，或者复印件在流转、保存过程中监管不到位，就极有可能导致档案信息被非法获取、传播。一旦涉及个人隐私、商业机密甚至国家机密的档案信息泄露，将会造成难以估量的损失。
3.加速档案老化
复印时产生的高温、强光以及复印机内部的化学物质，会对档案纸张和字迹产生长期的、潜移默化的影响。高温会让纸张中的水分流失，变得干燥、脆弱，增加脆裂的可能性；强光会加速纸张和字迹的褪色，使档案内容逐渐模糊不清；化学物质则可能与纸张发生化学反应，破坏纸张纤维结构，从而缩短档案的寿命。
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档案复印的注意事项
1.申请审批：严格流程，不可逾越
在复印档案前，一定要向档案管理部门提交书面申请。申请中要清楚地阐述复印的目的、具体内容、使用范围以及使用期限等关键信息。只有经过档案管理部门的严格审核，并获得批准后，才可以进行复印操作。这一流程是保障档案安全、规范使用的重要关卡，绝不能忽视或违规操作。
2.保密第一：严守底线，杜绝泄露
复印出来的档案资料，同样要严格保密，绝对不能随意传播、扩散。使用完毕后，要按照相关规定妥善保管；若不再需要，务必按照规定流程进行销毁，防止信息泄露。一旦发生信息泄露，不仅可能给他人带来损失，自己也可能面临法律责任。
3.内容保真：保证完整，拒绝篡改
复印时，一定要确保档案内容完整无缺，字迹清晰，不能有任何遗漏或模糊不清的地方。同时，严禁对档案内容进行任何形式的篡改。一旦发现有篡改行为，复印件将失去效力，而且篡改者还可能面临严重的法律后果，所以务必保持严谨认真的态度。
4.签字盖章：确保有效，法律凭证
复印的档案资料，一定要有档案保管单位的签字说明，并加盖公章，证明这份复印件出自何处。这样，复印的档案资料才具有法律效力，才能够作为凭证使用。
结束语
档案复印的效率比较低下，需要从库房借还卷，需要复印设备手工操作，部分档案还可能反复被复印，对于档案的安全保护有风险隐患。档案数字化很好的解决了这个问题，通过数字化扫描技术，将实体档案扫描成电子图像，通过电子目录和数字化原文图像进行关联挂接，需要利用档案时，检索目录，打印原文即可实现档案利用。
好啦，关于档案复印的知识就分享到这里啦！要是大家还有什么疑问，或者有相关的经历想分享，欢迎在评论区留言互动。
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