如何做好机关档案三合一制度审查？

国家档案局《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（以下简称《通知》）要求，到“十四五”末在机关全面实行三合一制度。为严谨高效完成好机关文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“三合一制度”）的指导和审查任务，湖南省委办公厅（省档案局）档案业务指导处结合工作实践，总结出“七审七看”审查法，以提高审查工作质效。

《通知》的附件部分给出了三合一制度的编制样例，对编制格式、内容组成等提出了明确要求，省档案局在此基础上，进一步明确了“各门类文件材料归档范围和档案保管期限表”需采取表格形式呈现。

审查时，首要看三合一制度格式是否合规，如标题需严格按照《通知》样例中给出的《××机关文件材料归档范围和档案保管期限表》拟写，不得随意缩减或扩充三合一制度标题，部分机关使用《××机关档案三合一制度》或《××机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案期限表》作为标题，是不规范的。此外，《通知》样例中的标题与国家档案局第8号令相比，少了“文书”两个字，在编写时也需注意。再如，样例第一部分“档案分类方案”要求包括3个方面内容，但时常有机关在编制时漏掉“分类方法及档号结构”和“编号规范”，这两项包括了各门类档案的档号编制要求，关系到今后各门类档案的整理，是档案分类方案不可或缺的部分。

“审”单位指的是审查报送机关二级单位三合一制度纳入情况。长期以来，各机关对二级单位的档案管理相对松散，省档案局抓住推行三合一制度的机会，厘清机关二级单位档案管理情况、明确管理权责、加强监督指导。

在这项审查中，重点把握以下三点：一是具备立档资格的二级单位应视具体情况考虑是否独立立档。一般来讲，立档单位应满足法人独立、财务独立、人事独立条件，但是否独立立档、独立编制三合一制度还要结合本机关与二级单位间的地理位置关系、过往档案管理情况、未来档案管理需求来判断是否独立立档。如有的二级单位虽然可独立立档，但职能相对简单，过往也一直作为内设机构纳入上级机关统一管理，则其三合一制度编入上级机关三合一制度即可。二是作为内设机构管理的二级单位三合一制度需纳入本机关三合一制度共同编制。如部分单位设有信息中心，此类二级单位基本作为机关内设机构管理，审查时需特别注意该机关的三合一制度中是否包含信息中心的机构代码、档案保管期限表等。三是编入机关排序、达到一定级别且能够独立立档的二级单位需编制本单位三合一制度，并报相关档案部门审查。同时，为明确档号编制要求，如单位从未向同级综合档案馆移交过档案，则需要先申请全宗号，纳入档案馆接收范围。

“审”档号主要是看档号结构是否符合实际、是否符合档号编制原则，在审查过程中，主要关注两个方面。

一方面，档号结构是否简单照抄样例。很多机关编制档号时直接照抄样例中档号结构，没有结合机关实际修改。如样例中表述“文书档案按年度、机构（问题）、保管期限等分类项分类”，其中“机构（问题）”表示机关可根据实际选择按机构或问题划分，故机关在编制三合一制度时，应表述为“机构”或“问题”，而不可简单表述为“机构（问题）”。另一方面，档号结构是否符合基本原则。档号编制基本原则主要包括唯一性原则、一致性原则、扩充性原则、简单性原则和适用性原则等。如湖南省劳教人员档案分为正副本，正副本整理时应根据实际情况设置档号。再如，省科技厅专业档案档号中使用项目代码，项目代码中包含年度，可取代档号结构中的“年度”。此外，有的机关项目代码较长，考虑到尊重项目代码的生成规律，可不必为了强行满足样例中项目代码4位的要求，另设置简化位数代码去替代原有项目代码。

“审”职能主要看反映机关主要职能的档案在三合一制度里是否全部覆盖，要重点关注机关特定职能。此处的特定职能指的是有些机关是协调议事工作机制的牵头单位，承担协调议事机制的组织、联络和协调等工作职能。如湖南省第五次全国经济普查领导小组牵头单位是省政府办公厅，协调机制牵头单位的三合一制度中就应该包含履行相应职能的内容。一般来说，牵头单位会有相应内设机构承担如领导小组办公室、协调机制办公室等职能，如湖南省第二轮土地承包到期后再延长30年试点工作联席会议办公室设在省农业农村厅的政策与改革处，则审查时应重点关注三合一制度中该处是否列明相应职能。

“审”归档范围重点看文书档案的归档范围表述中各项职责是否细化。

一看是否照抄“三定”方案。如某机关办公室“三定”方案中，关于职能表述为“牵头行业安全生产工作”，其文书档案保管期限表中表述为“在牵头行业安全生产工作中产生的文件材料”，此类表述就是照抄机关“三定”方案，没有做任何的细化，应根据在牵头行业安全生产工作中包含哪些具体职能、哪些具体工作进行细化。二看是否在职能的基础上，进一步细化到具体工作内容。如省委办公厅档案业务指导处，“三定”方案中明确有一项职能为“指导全省档案工作”，细化此项职能，可以按领域分为档案馆（室）、经济科技、信息化等方面，档案馆（室）方面又可按指导对象细分为机关、综合档案馆、专业档案等。如综合档案馆方面涉及业务建设评价、档案馆布局审批等，在编写文书档案保管期限表时，应具体到如业务建设评价的方案、通知、办法，评价过程中的打分表，评价结果通报、问题清单等，细化后再分类确定保管期限。审查时，可以选几件与该项职能工作相关的文件，对比题名与归档范围的表述，如果关键词能够匹配上，说明基本细化到位。