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归档科技文件的整理立卷步骤和方法

时间：2025-02-11

来源：典瑞科技

归档的科技文件必须经过系统整理。使之成为一系列具有有机联系的案卷，以便于利用和保护。

案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保护单位。科技档案案卷各部分材料的排列顺序是：封面-卷内目录-经过整理的科技文件-卷内备考表。

立卷，是将若干文件按形成的规律和有机联系组成案卷的过程，归档科技文件立卷一般按照以下步骤和方法进行。

1. 组卷

按照科技文件形成的自然规律和成套性特点，将具有有机联系的科技文件组合成案卷。这包括确定组卷对象、保持文件之间的有机联系、适当照顾文件的保存价值、便于保管和利用等原则。

2. 拟写案卷标题

案卷标题是对案卷内科技文件的准确概括，应简明扼要地揭示出案卷内科技文件的内容和形式特征。标题的构成通常包括作者、内容和文种三部分，并应使用规范的术语和概念。

3. 卷内文件排列

按照一定的顺序对案卷内的科技文件进行排列，以保持文件之间的逻辑联系和便于查找利用。排列方法可以按照文件形成的时间顺序、文件内容的逻辑顺序或文件的重要程度等进行。

4. 卷内文件编号

对案卷内的科技文件进行统一编号，以固定文件在案卷内的位置并便于查找。编号方法通常采用页号或件号，并应按照一定的规则进行，如从封面开始逐页编号或按照文件的顺序逐件编号。

5. 填写卷内文件目录

在案卷内编写一份文件目录，列出案卷内每一份文件的标题、编号、责任者、日期等基本信息，以方便查找和利用。目录应按照文件在案卷内的排列顺序进行填写，并应使用规范的表格和格式。

6. 填写备考表

在案卷内编写一份备考表，记录案卷内科技文件的状况、变动情况以及需要说明的其他问题。备考表应包括立卷人、检查人和立卷时间等信息，并应放在案卷的最后。

7. 案卷排列

按照一定的规则对所有案卷进行排列，以保持案卷之间的逻辑联系和便于查找利用。排列方法可以按照项目阶段、专业性质、文件类型等进行。

8. 案卷编号

对所有案卷进行统一编号，以固定案卷在全宗中的位置并便于查找。编号方法通常采用全宗号、目录号、案卷号等组成，并应按照一定的规则进行。

9. 填写案卷封面

在每本案卷的封面上填写相关信息，包括全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、立卷单位、起止日期、保管期限等，以揭示案卷的基本情况和便于查找利用。

10. 装订

将案卷内的科技文件按照一定的方式进行装订，以保持文件的完整性和便于保管。装订方法可以采用线装、胶装等方式，并应按照一定的规则进行。

11. 编目

对所有案卷进行编目，制作案卷目录等检索工具，以方便查找和利用。编目方法可以采用手工编制或计算机辅助编制，并应按照一定的规则进行。