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图解 · 档案著录流程图

时间：2025-01-22

来源：兰台驿站

著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案著录就是建立档案目录，手工著录环境下,著录条目的形式为著录卡片，计算机环境下,著录条目的形式为一条数据记录。

八九十年代，21世纪初，信息技术从萌芽到快速发展，渗透着各行各业，档案行业面临着从传统手工管理向现代化管理的转型。档案馆、档案室有着海量的档案资源，到底有多少，怎么找到需要的档案，怎么发挥档案的价值？传统管理方式，无外乎手工登记目录，目录索引，最重要的是档案工作人员的经验，碰巧能很快找到，不巧的话就是大海捞针……

信息技术带来了计算机技术、数据库技术、网络技术，带来了信息化管理实体物件的手段，信息化也产生了前所未有的电子档案。档案信息化的目标就是电子化、数字化、智能化全流程的实现档案收管存用，最基础的就是建立目录级数据库。

著录流程

1.著录层级

全宗级、类别级、案卷级、文件级

2.著录项目

标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制

3.著录条目

手工著录即为著录卡片；计算机环境下，著录条目的形式为一条数据记录。

4.选择档案著录工具

可以通过专业的档案管理系统，也可以通过电子表格等软件。

档案管理系统需要选择合适的数据库系统，便于数据的存储和管理。

目录数据库建立时，需要制定数据规则和设计数据库结构

制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等

数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

5、著录质检

可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

6、目录和原文数据挂接

可以逐条一一挂接，也可以借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

7、著录验收

验收内容包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

验收指标，能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。