探秘全宗卷——档案管理的秘密武器

全宗卷

一、全宗卷是什么？

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

简单来说，全宗卷就是关于全宗的档案。全宗卷就像是一本详细记录档案家族历史的“户口簿”，把这个全宗从产生到发展的全过程都记录下来。

一个机关单位自成立以来，所有档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等相关情况，都能在它的全宗卷里找到。

二、全宗卷的构成

1.档案收集材料

这里面有档案接收和征集的办法标准和过程记录等文件材料。

如，接收档案时填写的交接文据，它详细记录了档案接收的时间、档案的数量、档案的来源等信息。它就像档案家族的“出生证明”，记录着新成员加入的各种原始信息。

2.档案整理材料

这里有文件材料的分类方案、档案的保管期限和归档范围的规定，档案的整理方案、编号方法等文件材料。

如，某个门类的档案按照“档案门类代码·二级类别号·年度·保管期限”进行分类，这个分类方案就会被收入全宗卷。它就像给档案家族绘制了一张“地图”，让每个档案都有自己明确的位置。

3.档案鉴定材料

这里有档案保管期限鉴定、开放鉴定、销毁鉴定等工作制度、组织、方案，以及鉴定工作开展过程中形成的报告、请示、批复、目录等文件材料。

如，对一些保管期限到期档案进行鉴定，判断是否销毁时，鉴定报告、销毁清册等都要被放进全宗卷。这就像是给档案家族进行定期体检，确保留下来的都是有价值的档案。

4.档案保管材料

这里有档案保管制度，档案安全检查、破损情况调查与抢救修复等记录和说明材料等文件材料。库房温湿度记录、档案修复情况等都属于这部分。

如，当库房湿度出现异常，工作人员采取了除湿措施，还要记录在“库房温湿度记录”中，“库房温湿度记录”也要纳入全宗卷管理。它就像档案家族的“健康守护日志”，时刻关注着档案的保管环境。

5.档案统计材料

这里有对档案工作情况、档案数量、档案利用情况等进行统计的报表和分析材料等文件材料。通过这些统计材料，可以清楚地知道这个全宗的档案被查阅了多少次，哪些档案被频繁使用。这就像是给档案家族做了一个“使用情况报告”，让管理者了解它们的“活跃度”。

6.档案利用材料

这里有档案利用制度、检索工具编制情况、档案开放与控制情况、档案编研与出版情况、档案展览与公布情况、档案利用效果典型事例等文件材料。

如，某群众查阅了某单位的历史档案后，留下了对档案利用的反馈建议，这些都会被记录在全宗卷里。这就像是档案家族的“社交记录”，记录着与外界的互动情况。

三、全宗卷的作用

1.方便档案管理

对于档案管理人员来说，全宗卷就是一个管理指南。当需要了解某个全宗的历史沿革、组织架构、整理情况、保管情况等，直接查阅全宗卷就可以，大大提高了管理效率。如，要查找某类档案是如何分类的，通过查阅全宗卷就能快速找到答案。

2.保证档案质量

全宗卷记录了档案管理的各个环节，通过对这些记录的分析，可以发现管理过程中存在的问题，以便及时进行改进。如，通过查看库房温湿度记录，发现湿度长期偏高，就可以采取措施改善库房环境，保证档案的质量。

3.为档案研究提供依据

对于研究档案学的学者或者想要深入了解某个单位历史的人来说，全宗卷是非常珍贵的资料。它提供了一个全宗完整的发展脉络，有助于进行深入的研究和分析。

四、全宗卷的管理

1.专人负责

要安排专人对全宗卷进行管理，确保记录的及时性、准确性和完整性。这个人就像是全宗卷的专职管家，精心呵护着它的成长。

2.定期更新

随着档案管理工作的不断开展，全宗卷的内容也需要不断更新。比如，每进行一次档案收集整理工作，就要及时将新的整理情况记录到全宗卷里。

3.集中管理

档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。

4.安全保管

全宗卷也是重要的档案资源，要和其他档案一样，妥善保管。采用防盗、防火、防潮、防虫、防尘等措施，确保全宗卷的安全。

小伙伴们，现在是不是对全宗卷有了更深入的了解啦？要是你们在档案管理过程中与全宗卷有过有趣的故事，或者对全宗卷还有其他疑问，欢迎在右下角留言分享哦，咱们一起探索档案管理的奇妙世界！