招标投标文件如何整理归档？

时间：2025-01-16

来源：兰台驿站

招投标是为了实现市场竞争的公开性和透明度，优化资源配置，防范腐败风险，确保采购质量和投资效益的手段。通过招投标，可以吸引众多具备资质和能力的投标人参与竞争，招标人也可以根据技术方案、公司资质、历史业绩等因素进行综合评估，选择最优承包商作为合作伙伴。

机关单位的采购需要遵循《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，规范采购行为，履行相关职责和任务，同时做好文件材料的收集和归档工作。

有小伙伴私信，招投标文件按照文书档案整理，还是科技档案整理？

一般，按照文书档案整理，以“件”为保管单位整理。

专门负责招投标的单位（如集中交易中心），采购行为较多的单位，可以在专业档案中单独设置一个“招标投标档案”子类，可以以“卷”为保管单位整理，也可以“件”为保管单位整理。

什么是招投标文件？

招投标文件，就是针对某个项目的采购行为，在采购的招标和投标过程中形成的文件材料，包括招标方案、招标公告、招标文件、投标文件、评标材料、中标通知书、合同、质疑答复、投诉处理等文件材料。

按文书档案整理有什么要求？

采购行为不多的单位，一年仅有一个或几个招标项目的，产生的招投标文件材料可以归为文书档案进行保管。

《中华人民共和国政府采购法》规定，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件，包括采购方案、采购预算、招标公告、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、中标通知书、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件材料。

国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定，机关物资采购、招标投标形成的文件材料属于应归档范围，一般归为30年保管。大型的、重要的采购合同，可以归为永久保管。未中标的投标文件正本和副本，可以归为10年保管。

项目实施人员

招投标文件收集时，应做到收集齐全，真实有效。同时，重点关注事前、事中、事后三个阶段。

①事前阶段，采购方案、采购预算、招标公告、招标文件等；

②事中阶段，投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、中标通知书、质疑答复、投诉处理等；

③事后阶段，合同文件、验收证明等。

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