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档案室建设之档案集中统一管理怎么做

时间：2025-01-08

来源：兰台驿站

机关单位在开展职能活动过程产生的记录是档案的原始元素，收集好这些记录，才能形成档案，保管好这些档案，才有历史的凭证。一般，机关单位都有内设部门、机构，有领导指挥的领导机构，有统一协调的综合办公室，有具办事务的业务科室，各个部门产生的文件、资料都不一样，谁来收？在哪管？怎么用？如何归档、保管、利用？

档案应当集中统一管理，怎么集中统一管理？

一、集中

集中，是档案的集中，集中各门类档案，集中全部的档案。

1.集中各门类档案

机关档案门类宜按照文书、科技、人事、会计、专业、照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案设置13个一级门类。

一般，机关单位都有的档案门类有文书、科技、人事、会计、专业、照片、录音、录像、实物档案。因此，这些档案门类的档案都应当集中到档案室进行管理。

有些单位会计部门，以安全保密、不便于管理利用等理由，不愿意向综合档案室移交会计档案，则是违背《会计档案管理办法》（国家财政部国家档案局令第79号）的规定，同时也违背《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》法律法规的要求。

2.集中全部的档案

这里的“全部”，指的是各门类的全部档案，年度齐全，文件材料齐全，应归档内容齐全。

①年度齐全，所有的年度，全部归档。

②文件材料齐全，有正文有附件，有正本有定稿，发文稿纸、文件处理单齐全，不缺页、不多页、不损页，公章、签字、日期、格式不缺不漏符合规范。

③应归档内容齐全，按照归档范围收集、整理归档，应归尽归。

二、统一

统一，是管理的统一，统一管理各门类档案，统一管理全部的档案。

《中华人民共和国档案法》规定，机关单位应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案。《机关档案管理规定》规定，机关档案工作的基本任务包括负责管理机关的全部档案并提供利用。

机关单位的档案机构，也就是通俗说的档案室，专业点的称呼叫做综合档案室。

综合，表示集合、汇总、整体。

综合档案室，则意味着各部门形成的各门类汇总到一起，集中统一管理。档案，不是部门、个人的财产，而是集体的财富，应当随时收集，按时整理，定期移交，统一管理。

三、实际工作中如何做好档案的集中统一管理

1.领导重视，树立法治思维

积极宣传、学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，树立档案法治思维，依法管理档案。在机关单位成立档案工作领导小组，主要领导负总责，分管领导具体负责，将档案工作纳入单位工作的总盘子，有规划，有实施。

2.专人管理，明确职责

成立档案管理机构，明确专人管理，有专职档案管理人员和兼职档案管理人员。专职管理人员负责档案室管理、档案库房管理、档案的收管存用，兼职管理人员负责文件材料的收集整理并向专职管理人员进行档案的移交。

3.制度保障，严格落实

制定各种档案管理制度，并严格做到落实，保障档案工作的收、管、存、用正常有序开展。