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档案安全保密之筑牢档案数字化的“安全墙”

时间：2025-01-03

来源：兰台驿站

档案数字化，就是借助计算机、数据库、网络技术等，通过扫描设备将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。这些信息以数字化形式存储，通过网络化互相连接，由计算机系统统一管理，最终形成一个有序的档案信息库。如此一来，档案检索查找快捷方便，提高档案工作的查全率和查准率，减少群众的等待时间，为档案管理工作带来诸多便利。

随着档案数字化的推进，档案的安全保密问题日益凸显。档案，包含有内部信息，有涉密信息，还有大量不易公开信息。一旦泄露，无论是内部秘密、个人隐私，还是国家的安全信息，都可能遭受重创。黑客攻击、系统漏洞、人为疏忽等，都像是隐藏在暗处的 “定时炸弹”，随时威胁着数字化档案的安全。因此，档案数字化中的安全保密工作，绝不容小觑，它是档案数字化顺利推进的重要保障。

一、泄密风险暗藏何处？

1.生成——外包隐患多

档案数字化工作常外包给专业公司，可若外包公司资质审查不严，就好比埋下 “定时炸弹”。有些公司不具备涉密档案数字化资质，却靠虚假材料、“内部关系”拿下项目。项目组员工，未经过严格保密培训，缺乏保密意识。

如，某档案数字化公司承接档案数字化项目，新员工×××入职不久，就利用工作便利，复制 39 份涉密档案，还在网上售卖 5 份，最终受到法律严惩。

同时，档案管理部门若当 “甩手掌柜”“一包了之”，对外包过程不全程监管，比如不查看工作场地、不监督人员操作、不检查数据存储，任由外包公司随意而为，极易导致泄密。

2.流转——登记易疏忽

档案数字化资料在流转时，涉及拆封、复原、交接等多环节，登记工作一旦疏忽，麻烦就大了。某些单位原始档案出库入库无记录，拆封复原不检查，工作人员不清楚档案去向。

某档案馆在档案数字化中，工作人员×××清理卫生时，发现一份与儿子工作有关的文件落在现场，他竟拍成图片发家庭微信群，造成泄密。这就是因为档案流转环节登记缺失，给了×××可乘之机，也让档案部门付出沉重代价。

3.存储——载体管理乱

存储档案数字化资料的载体，如移动硬盘、光盘等，若管理不善，极易引发泄密。有的单位存储载体随意放置，未按密级分类保管，也无专人负责。

某单位工作结束后，发现存储涉密档案的移动硬盘不翼而飞，里面有 1 份机密级、1 份秘密级国家秘密，相关责任人被辞退，单位紧急整改。

还有的单位存储设备混用，涉密与非涉密信息存于同一设备，无有效隔离，一旦设备遭黑客攻击或感染病毒，涉密信息就暴露无遗。

4.利用——违规扩散

数字化档案使用方便，但也易被违规复制、传播。一些工作人员保密意识薄弱，面对朋友、同事索要涉密档案资料，不考虑后果，随意导出、转发。

某单位职工×××，他的好友张某以写论文为由索要档案，×××擅自导出5份资料（含1份秘密级）至非涉密电脑，通过电子邮箱传递，造成泄密，自己也受到留党察看、行政记大过处分。这警示我们，涉密数字化档案资料必须严控知悉范围，防止内部人员 “监守自盗”。

二、如何严守档案数字化安全关？

1.强化保密教育，绷紧“安全弦”

档案数字化工作人员的保密意识与技能，直接关乎档案安全。档案管理部门要定期组织保密培训，通过案例剖析、法规解读、实操演练等，让工作人员深知泄密危害与防范要点。

可以利用工作例会、专题讲座等形式，剖析档案工作泄密风险，组织学习保密专题片，提升员工保密意识；还通过线上答题、培训测试，促使员工牢记保密知识，切实守好档案安全底线。只有工作人员时刻绷紧 “安全弦”，才能在档案数字化过程中筑牢保密防线。

2.严格外包管理，选好 “合作伙伴”

选对外包服务单位是档案数字化安全的关键一步。档案部门招标时，要审查投标单位资质，优先选有涉密资质、信誉好、经验足的公司。签订合同时，要明确双方权责，细致到数据安全、人员管理、成果归属等。外包过程要做到全程监管，安排专人驻场，无死角视频监控，查看场地环境、监督人员操作、审核数据存储，确保按规作业。

3.规范成果管理，把好“出口关”

档案数字化成果是“核心宝藏”，交接、存储、使用环节都要严守保密规定。

交接时，双方当面清点、核对、签字，用专用存储介质，按密级分类存储，专人专库保管，定期盘点。

使用时，依权限审批，严控知悉范围，用安全网络、设备访问，全程留痕。

存储时，涉密成果存加密硬盘放保险柜，专人定期盘点。

4.升级技术防护，筑牢 “防火墙”

在数字时代，技术是档案安全的坚固盾牌。配备必备的安全防护设备，如，守门大将——防火墙，阻挡外部非法网络访问；通过加密技术像给档案信息 “穿上铠甲”，防窃取篡改；访问权限设置依人员岗位定权限，非授权人员 “望洋兴叹”；定期对电子数据进行备份，遇数据丢失、损坏能快速恢复。

三、共筑档案安全防线，你我有责

档案安全，绝非档案部门的独角戏，它关乎各方。档案管理部门肩负统筹监管之责，要不断完善制度、强化执法；外包公司作为具体实施者，务必严守规矩、精细作业；而每一位工作人员，无论身处哪个环节，都手握档案安全的 “钥匙”，掉链子就可能引发大祸。

我们每个人都应把档案安全牢记心间，从点滴做起，让档案数字化在安全的轨道上稳步前行，为历史传承、信息保护筑牢坚实堡垒。只有各方携手，才能在数字浪潮中守住档案安全的阵地，让珍贵档案信息得以长久保存、永续利用。