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从22号令看电子档案收集范围

时间：2024-11-18

来源：兰台之家

日前，国家档案局令第22号公布《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），自2024年11月1日起施行。《办法》就进一步加强和规范电子档案管理工作，确保电子档案真实、完整、可用、安全，对电子档案全过程管理提出规范要求。

《办法》第三章对电子档案收集范围做出规定。第十四条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家相关法律法规和标准规范的规定，确定本单位电子文件归档范围和电子档案保管期限、电子档案分类方案，并纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表、档案分类方案进行管理。

如何确定电子档案收集范围呢？编辑参考《电子档案管理理论与实务》一书第102页及相关法规标准，梳理出一些具体的操作步骤和建议，以供大家参考，有任何不当之处，敬请留言。

电子档案收集范围确定流程

电子档案收集范围是由文件材料归档范围与档案保管期限表确定的。档案保管期限表是以表册形式列举档案的来源、内容、形式并指明其保管期限的一种指导性文件，是确定电子档案收集范围的唯一标准。

1.编制档案保管期限表：

▷ 依据国家档案局发布的相关令（如第8号、10号、13号、21号等）确定归档范围内容标准。

▷ 结合本单位各门类档案的具体归档范围要求，编制档案保管期限表。

▷ 经档案主管部门审查同意后，作为确定电子档案收集范围的依据性文件。

2.转化为电子档案保管期限表：

▷ 在信息化环境中，将传统的档案保管期限表转化为电子档案保管期限表，形成系统内的数据库表文件。

▷ 可以通过增加关键词等方式，使系统能够识别和执行电子档案保管期限表的内容。

3.系统植入与关联：

▷ 在建设业务系统或电子档案管理系统时，将电子档案保管期限表植入系统中。

▷ 与分类、归档范围与保管期限划分功能相关联，为自动或半自动判定归档范围与保管期限提供支撑。

4.系统判定与人工审核：

▷ 通过系统对收集范围进行自动判断，或者提供判断建议。

▷ 各部门指定人员进行初步判断，然后经档案人员审核同意后确定。

图：电子档案收集范围确定流程(《电子档案管理理论与实务》第107页）

5.其他注意事项：

▷ 持续更新与维护：随着业务的发展和法律法规的变化，档案保管期限表和电子档案保管期限表需要定期审查和更新。由于电子档案保管期限表是严格按照经档案主管部门审查同意后的档案保管期限表内容编制的，编制完成后无需再重复征得档案主管部门审查同意。

▷ 数据安全与备份：定期对电子档案数据进行备份和恢复测试，以防止数据丢失或损坏。

▷ 跨部门协作：加强与业务部门的沟通和协作，确保他们了解电子档案收集范围的要求和流程。