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档号章的形状、位置、尺寸和组成有哪些规定？

时间：2024-11-13

来源：兰台驿站

档号archival code，是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

档号章，也称为归档章，是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。

归档文件在整理的过程过程中，需要加盖档号章，档号章的组成项和档号的各部分是一致的，互为映衬，互为依托。

1.填写的一般要求

①依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章；

②盖在每“件”的首页--上端--空白处；

③要用红色印泥；

④填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。

2.相关标准规范

·《机关档案工作业务建设规范》(国档发〔1987〕27号）

卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。

1.装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；

2.不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；

3.图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

·《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置)

1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

2.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

3.保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

4.件号：文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

·《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。

·《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）

案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。

以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章。

1.档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。

2.全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定;

3.分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；

4.项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；

6.案卷号，应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

7.序号，应依次标注卷内文件排列顺序。

·《婚姻登记档案管理办法》民政部国家档案局令第32号

在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

年度：案卷的所属年度。

室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。

馆编卷号：档案移交时按进馆要求编制。

页数：卷内材料有文字的页面数。