档案整理实务（概述-全宗-分类-档号和目录的编制）

档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。

无论是档案馆，还是档案室，档案整理都是一项经常性的基础业务工作。但就具体工作而言，根据档案的实际状况和整理目的的不同，档案整理可以分为以下三种类型。

在一般情况下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组合好的案卷(件)，而档案馆接收的是各个机关档案室按照进馆标准经过系统整理的档案。因此，对于档案馆和档案室来讲，档案整理工作主要是对接收进来的档案按照档案馆(室)藏组织的要求，做进一步的系统排列和编目。具体说来，档案室的整理工作，是对各部门归档的案卷(件)进行分类、排列、编制档号和案卷(归档文件)目录等工作;档案馆的整理工作，是将各个机关单位移交的档案归入相应的全宗、有序排列和编目上架。

档案馆(室)在日常管理工作中，要定期对所藏档案进行检查，发现档案整理上存在明显缺陷、不便于保管和利用的档案，如分类错误、档号编制错误、案卷题名与卷内文件内容出入过大等，档案馆(室)应对整理中存在明显缺陷的档案，进行局部的调整。另外，当一部分档案保管期限界满和鉴定销毁后，对继续保存的档案，也需要进行局部的整理和调整。

由于各种原因，档案馆(室)还要接收一些历史档案以及征集一部分社会散存档案，其中有些档案没有经过系统整理，处于零乱状态，这就必须进行从全宗划分、立卷(组件)、案卷(件)排列和编目的全过程整理。

档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成分进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组案卷(组件)、有序排列，使之构成一个有机联系的整体。档案的系统化具体内容包括区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、卷内文件的排列、案卷排列或组件、件排列等。档案的编目是以一定形式揭示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制或者件的编号、归档文件目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现，用以巩固系统化的成果。

(1)区分全宗。按照来源原则，将文件按不同的形成者分开，将同一单位或个人形成的文件材料集中在一起整理，不同来源的文件不能彼此混合在一起，这是档案整理的第一步。

(2)全宗内档案的分类。把一个单位的全部档案，按照事先制订的分类方案，进行分门别类。包括档案分类方法的选择、分类方案的拟订和调整、档案的归类等。

(3)立卷(组件)。在分类的基础上，可对全宗内档案进行立卷整理或组件整理。立卷单选是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。组件是以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

(4)案卷(件)的排列。将案卷(件)按照年度、组织机构或问题、保管期限等标准进行系统排列。

(5)档号的编制。根据全宗内档案的分类和案卷(件)的排列顺序，为每一个案卷(件)赋予相应的编号。

(6)案卷目录(归档文件目录)的编制。按照档号顺序依次将案卷(件)的有关内容和形式特征登记在表册上，形成档案整理的最终结果——案卷目录(归档文件目录)。

档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。

所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。档案整理时，应尽可能保持这种联系，而不要割裂这种联系。

(1)文件在来源上的联系。文件是以一定的机关、组织或个人为单位有机形成的。形成文件的这些单位，构成了文件在来源上不可分割的历史联系，这是文件之间最根本的首要的历史联系。在档案整理中，如果打乱了这种联系，文件“脱离”了形成单位，就会破坏文件形成的本来面目和利用价值。只有在保持文件来源上联系的前提下，文件的时间、内容和形式等方面的联系，才能更好地反映机关工作活动的基本面貌。

(2)文件在时间上的联系。档案是机关、组织或个人社会活动的原始记录，而这种社会活动都有一定的过程和阶段性，因此，使文件之间具有自然的时间联系。比如，一个年度的文件，记录和反映了这一年度的工作活动情况，是一个有机联系的整体。在档案整理中，保持文件在时间上的联系，就是指将同一时间段(如同一年度)形成的文件集中在一起整理，或是按照文件形成过程的先后顺序来整理档案等。

(3)文件在内容上的联系。文件是机关职能活动的产物，往往是为了解决一定的问题产生，从而使文件之间有了内容上的联系。比如，召开一次会议，举办一次活动，进行一次调研，处理一项业务，承办一个案件，必然会产生内容相关的一系列文件，整理时必须适当保持这种内容上的联系，尽可能将这些内容相关的文件组合在一起。

(4)文件在形式上的联系。文件形式是文件存在和表达的方式，包括文种、文件题名、载体、记录方式等。文件的形式，标志着文件产生时的特定作用，在一定程度上也是文件的来源时间和内容的体现。例如，批复反映了本机关职权范围及其与请示单位在文件内容上的联系而决议反映了某一会议内容的联系。因此，有时也可以按文件形式上的联系进行整理。

充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。档案是历史文化的积累，它不仅记了社会实践活动，而且自然反映了历来档案整理和保存的真实情况与成果。所以，对于已经整理过的档案，我们要尊重前人的劳动成果，只要有规可循、有目可查，就应力求保持其原有的整理体系。特别是对历史档案的原有整理基础，更应慎重对待，力求保持历史原貌。

在不同的情况下，我们对“充分利用原有的整理基础”的把握，应有不同的策略：一是在原有整理结果基本可用的情况下，保持原有整理成果不变，通过编制必要的检索工具来弥补其中的缺陷;二是在原有整理状况明显不合理的情况下，应充分研究和利用原来整理的成果，进行局部的调整;三是在原有整理结果基本不可用的情况下，可以重新整理，但也应当量吸收和保留原有整理基础中的可取之处，如原有的形成单位、内容和时间等标识。

便于档案的保管和利用，既是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理量的最终尺度。一般而言，档案整理过程中，只要保持了文件之间的历史联系，就能便于案的保管和利用，这两者基本上是一致的。但有时也会产生矛盾。比如，一次会议的文件料，有纸质文件，也有照片和录音录像材料;有文书材料，也有会务经费支出的会计材料，这些文件材料在内容上有着重要的联系，但由于档案门类和载体类型不同，如果按照保持文件之间的历史联系的要求全部放在一起整理，显然不便于保管和利用。在整理档案时，如果持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，不能机械地运用保持文件之间历史联系的原则应首先考虑档案保管和利用的方便。因此，对于不同种类的档案，或者记录载体、机密和和保存价值等明显不同的文件，应根据具体情况分别整理。

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。“全宗”一词，最早在法国作为档案馆分类的原则和方法而使用的，后来逐渐成为国际范围内档案学通用的专业术语。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。全宗的基本含义有以下几方面。

一个国家机构、社会组织或个人形成的档案，反映了它们的各种活动及其相互之间密切联系的整个过程，是一个不可分割的有机整体。因此，除特殊情况外，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

全宗是社会活动的产物，不是纯粹人为的，任意的，它客观反映了一个机关档案形成的自然规律和特点，因而也成为档案整理分类的典型方式。

国家档案局发布的《机关档案工作业务建设规范》规定：“一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。”全宗是以产生它的国家机构、社会组织或个人为单位而构成的，这就说明了全宗特定的档案整体的来源的界限，具有相对的稳定性。

立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。既然全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，那么要知道哪些档案应该组成全宗，就应首先研究什么样的单位才是全宗构成者，即立档单位。通常情况下，一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位，其形成的全部档案就构成一个全宗。但在实际生活中，机关或组织的情况是比较复杂的，判断一个单位是否为立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件。

(1)可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文;

(2)是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算;

(3)设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。

上述三个条件是有机统一，相互联系，相互制约，从行政、财务和组织人事等不同的角度反映了立档单位的构成因素，我们称之为立档单位的构成条件。其中，第一个条件是首要的、必要的条件，后两个是补充条件。在实际应用中，不能生搬硬套这三个条件，而应以是否独立行使职权为中心，全面地分析研究有关单位的职能活动和档案形成的实际情况，合理地确定立档单位。

因为全宗是立档单位形成，因此，立档单位变化必然会对全宗的划分产生一定的影响。立档单位的变化有许多不同的情形，有政权更迭的，有职能调整的，有撤销或新设的，有合并或分立的，有名称改变的等，我们需要研究这些变化，明确对全宗划分的影响。

不同政权中的机关，虽然职能相同或相近,但其所属的政权发生了更迭,政治性质发生了变化，档案应构成不同的全宗。如中华人民共和国成立前各个历史时期所存在的不同政权机关，其档案应各自构成全宗：中华人民共和国的政权机关的档案也分别构成不同的全宗。

中华人民共和国成立前后存在的政治性质不明显的立档单位，如企业、学校、医院等，其档案可以统一作为一个全宗，但中华人民共和国成立前后形成的档案应分开整理。

党派、政治团体、社团和宗教组织等在各个历史时期和中华人民共和国成立前后，其宗旨和组织成分没有发生根本性变化的，其档案应构成一个全宗。

中华人民共和国成立前后存在的政治色彩较强的事业性质的立档单位，如军事院校、警察学校、干部学校等，其档案一般应分别构成不同的全宗。

个人全宗，无论是否存在政权更迭，以及政治立场、信仰、职业有重大变化，其档案均应作为一个全宗。

(1)新设立一个机关。凡是新成立的机关符合立档单位的构成条件，就构成新的独立全宗。

(2)撤销一个独立的机关。一个独立的机关(立档单位)被撤销，其职能活动停止了，不再形成新的档案，其全宗也就自然终止。

(3)几个立档单位合并或兼并。即两个或两个以上的立档单位，合并为一个新的独立单位，合并前各单位形成的档案应分别构成各自的全宗，到合并时终止;合并后的新单位所形成的档案构成一个新的全宗。如果是由其中的一个立档单位兼并另外几个单位，则被兼并的几个单位原先的档案分别构成各自的全宗，到兼并时终止;兼并单位在兼并后形成的档案则同属一个全宗。

(4)立档单位分立。一个单位被分立成两个或两个以上的立档单位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终止：分立后各立档单位形成的档案分别开始构成不同的全宗。

(5)内设机构独立或并入。一个立档单位的内设机构，独立为一个新的立档单位。其独立前形成的档案仍为原立档单位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗;如果一个立档单位的内设机构并入新的立档单位，那么，并入前形成的档案仍作为原立档单位全宗的一部分，并入后形成的档案作为新立档单位全宗的组成部分。

立档单位的名称变更和地址变迁，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分。

立档单位的领导关系改变和工作范围的扩大与缩小，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分。

立档单位内设机构的增减，短期停止活动，以后又恢复的，其全宗应继续延续。

临时性机构，一般不构成新的全宗，它所形成的档案，就分别归入有关职能机关的全宗但有时临时性机构，存在时间较长，形成档案较多，又难以归入相应的全宗的，可以根据实所情况，另立全宗。

在档案整理过程中,有些案难以按照独立全宗区分，或者不便于按照全宗保管，需要在全宗原则的指导下，采取一些变通的办法对档案进行整理，以便保管和利用，这就是全宗的补充形式。全宗的补充形式主要有以下几种。

联合全宗是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。以下两种情况可以采取联合全宗的方法来处理：一是前后存在的两个立档单位，继承关系密切，其形成的文件已经混杂在一起，无法区分;二是合署办公的机关，即“一个单位、两块牌子”，彼此形成的文件实为“一个整体”，无法分开。可见，联合全宗虽是两个以上的立档单位形成的，但由于存在着十分紧密的联系，其档案被视作同一全宗，按照一个全宗整理和保管，全宗名称应列出联合的立档单位名称。如“中共浙江省纪委(浙江省监察委)全宗”。

汇集全宗是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。一些全宗档案数量很少，不便于作为独立全宗进行整理和保管，于是，档案馆将若干个小全宗按照相互间的关系和一定的方法汇集起来，作为一个全宗进行管理。这种特殊的全宗处理方法，我们称之为汇集全宗，也称全宗汇集。

档案汇集是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织起来的档案集合体。在整理零散档案，特别是历史档案时，经常会发现一些零散的、残缺不全的档案，无法考证出它们的所属全宗，或者所属全宗已经不存在，为了便于保管和利用，档案馆将这部分档案按照一定的特点组合在一起，作为一个全宗进行管理，这就是档案汇集。需要注意的是，档案汇集是一种暂时性的管理措施，一旦考证出零散档案的所属全宗，仍应归入相应的全宗分别管理。

在档案馆和某些档案室，有时会遇到一些不同全宗的档案混杂在一起，或者一些不明所属全宗的文件。这时，就需要运用一定的方法判定档案文件所属的全宗。判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。

每份正式发文，都有单位署名和印章，发文单位就是档案的形成者。只要查明发文单位，就能确定文件的全宗，这从文头或文尾中可以得到考证。

立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者。文件的实际收受者可以从文件的抬头、结尾和内容中加以考证。

判断方法与立档单位的发文相同，只要确定文件的形成单位，就能确定归属全宗。

对于那些没有表明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，从文件的纸张、书写格式、墨水、各种标记、日期以及文件内容涉及的人物、事件、地点等方面进行全面分析，综合判定其所属全宗。

机关全宗分类方案的编制(档案整理全宗分类方案)

【实用】档号编写规范及常用档号章样式【档案整理】

【最全】档案著录