您的位置: 首页>政务信息>兰台要闻

档案的齐全完整如何理解

时间:2024-07-25 来源:兰台驿站


法律法规

齐全 完整


《中华人民共和国档案法》规定,档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。


《机关档案管理规定》规定,归档文件材料应当真实、准确、系统,文件材料组件齐全、内容完整。


《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》都规定了档案要齐全和完整。

那么档案的齐全和完整到底指的是什么?


1

档案的齐全

档案的齐全,一般是对档案质量和数量上衡量,包括档案的门类、档案的不同载体、档案的收集范围、档案所含有的具体内容信息等。


(1)档案门类的齐全

作为机关单位的档案室,应当建立综合档案室,应当集中统一保管本单位的各门类档案。

《机关档案管理规定》规定,机关档案门类宜按照文书(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、会计(KU)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码,按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、设备(KJ·SB)设置科技档案二级门类代码,专业档案按照相关规定设置二级门类代码。


(2)档案不同载体的齐全

档案保管部门不能仅仅只接收和保管纸质档案,还要加强实物档案、音视频档案、照片档案的收集和保管,特别是电子档案。《档案法》规定,电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。电子档案作为新生的档案载体形式,易于传播利用,易于存储管理,但是相对于传统档案而言更易于丢失损毁。在档案工作中要学习新技术手段,积极开展电子档案的收集工作,妥善保管好电子档案,发挥不同载体档案的作用。


(3)档案收集范围的齐全

《机关档案管理规定》规定下列文件材料应当纳入收集范围。

机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料;机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料;机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

档案主管部门制订各种规定、规范、办法,来明确需要归档的范围,如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《会计档案管理办法》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》,需要按照相应的管理办法将文件材料收集起来,尽最大努力做到收集齐全。


(4)档案所含有具体内容信息的齐全

每一份有价值的档案都包含很多重要的信息,这些信息是历史的记录,更是历史的见证。收集档案时需要确保不缺页、漏页,不少边、漏角,保管档案时要确保能长久保存,避免丢失、损毁。


2

档案的完整

档案的完整,一般指的是保障档案及其信息在长期保管过程中完备无损。


《机关档案管理规定》规定,文件材料形成时,应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

《机关档案管理规定》规定,机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。


为了维护档案的完整和安全,需要注意以下两点:

(1)需要建立健全档案安全工作责任制,明确岗位职责,加强档案安全风险管理。档案工作是需要档案工作者来落实完成的,只有知识专业、业务精通、敬业负责的档案工作者才能把档案管好用好。

(2)文件材料是形成档案的基础,从制成材质上确保档案的完整和安全,尽最大可能的延缓档案实体的衰损,还需要按照有关规定配置适宜的档案保存的库房和设施设备,做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。