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文件整理之编号

时间：2024-07-22

来源：CN档案管理培训

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文件整理之编号

编号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加热归档章并填写相关内容。

确定编号项目

编号的作用是固定归档文件在全宗中的位置，是代表编号项目的一组数字和字符的组合。编号项目包括全宗号、年度、保管期限、机构(同题)、件号等，分为必备项目和选择项目。必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号，满足文件整理和管理工作的基本需要；选择项目有机构(问题)、种类等，可以根据实际需要选择使用。

(1)件号。件号是归档文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号是文件在本单位的档案室内的编号，是文件在最低一级类目内的排列顺序号按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆的编号，按进馆要求标注。

(2)全宗号。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号，便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行管理。

(3)年度。年度是指归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字表示。

(4)保管期限。保管期限是整理文件时按照《文书档案保管期限表》等有关规定划定的文件保存期限。保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年10 年。

(5)机构(问题)。机构是形成文件的单位、部门。填写作为分类方案类目的机构名称。

填写归档章

应在归档文件材料上逐件加盖归档章；并填写相关项目。归档章的位置在每份文件首页的上端居中的空白处，不要压盖文件字迹归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项和机构(同题)种类等选择项。