文件整理之编号
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确定编号项目
编号的作用是固定归档文件在全宗中的位置,是代表编号项目的一组数字和字符的组合。编号项目包括全宗号、年度、保管期限、机构(同题)、件号等,分为必备项目和选择项目。必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号,满足文件整理和管理工作的基本需要;选择项目有机构(问题)、种类等,可以根据实际需要选择使用。
(1)件号。件号是归档文件的排列顺序号,分为室编件号和馆编件号。室编件号是文件在本单位的档案室内的编号,是文件在最低一级类目内的排列顺序号按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆的编号,按进馆要求标注。
(2)全宗号。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号,便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行管理。
(3)年度。年度是指归档文件的形成年度,用4位阿拉伯数字表示。
(4)保管期限。保管期限是整理文件时按照《文书档案保管期限表》等有关规定划定的文件保存期限。保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年10 年。
(5)机构(问题)。机构是形成文件的单位、部门。填写作为分类方案类目的机构名称。
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填写归档章
应在归档文件材料上逐件加盖归档章;并填写相关项目。归档章的位置在每份文件首页的上端居中的空白处,不要压盖文件字迹归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项和机构(同题)种类等选择项。
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