案卷封面,是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时,它又对案卷内的科技文件起着保护作用。封面编制的质量和水平,将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制,关系到科技档案的管理和开发利用。
封面的内容项目,主要由案卷题名、案卷的管理性内容项目、档项三个部分组成。
1.案卷题名
案卷题名又称案卷标题,是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征,是直接指引和帮助利用科技档案的向导,是档案著录和日后管理科技档案的依据。因此,案卷题名是案卷封面的核心内容,置于封面的中心突出部位。
案卷题名在结构上一般由三部分组成:
一是项目名称,即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。
二是案卷内科技文件的内容特征,如机产品某组成部分的科技文件,其内容特征即该机械产品的结构特征;工程设计项目某设计阶段的科技文件,其内容特征即该工程设计项目的阶段特征;某专业域内的科技文件,其内容特征即其专业特征等。
三是科技文件名称特征,如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。
拟写案卷题名,要注意概括性,做到文字简练,表达准确,不可繁杂长防止卷内科技文件名称的简单罗列;同时要注意完整性,能够恰当地揭示案卷的内容和成分,避免不适当的简化。
2.案卷的管理性内容项目
这一部分包括编制单位(责任者)、编制日期、保管期限、密级等。编制单位指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的;编制日期指案卷内科技文件的形成日期或起止日期;保管期限指卷内科技文件经鉴别划定的保管期限;密级指根据保密规定为卷内科技文件划定的保密等级。
3.档号项
这一部分包括档号、档案馆(室)号、缩微号等。档号即本案卷的科技档案号,由分类号和案卷排列顺序号组成;档案馆(室)号即国家给定的本档案馆(室)的编号;缩微号即缩微时给定的本案卷的编号。