案卷编目的方法

即为案卷内每一页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件的顺序，确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。其方法是：

(1)凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。

(2)单面书写的文件在右下角编号；双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角号。

(3)卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。

某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已经编有页号不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。

案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。

成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。

案卷内科技文件目录的主要项目有序号、题名、编号、责任者、日期以及备注和页次等。其中，序号指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名指该份文字材料或图样的标题，一般要使用全称；编号指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期指该份文字材料或图样的编制日期。

备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计，都有一定的作用。

备考表的项目主要包括两个部分：

一部分是对立卷时卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或立卷人员对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。

另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。

备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用。封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。

封面的内容项目，主要由案卷题名、案卷的管理性内容项目、档项三个部分组成。

1.案卷题名

案卷题名又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导，是档案著录和日后管理科技档案的依据。因此，案卷题名是案卷封面的核心内容，置于封面的中心突出部位。

案卷题名在结构上一般由三部分组成：

一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。

二是案卷内科技文件的内容特征，如机产品某组成部分的科技文件，其内容特征即该机械产品的结构特征；工程设计项目某设计阶段的科技文件，其内容特征即该工程设计项目的阶段特征；某专业域内的科技文件，其内容特征即其专业特征等。

三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。

拟写案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确，不可繁杂长防止卷内科技文件名称的简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。

2.案卷的管理性内容项目

这一部分包括编制单位(责任者)、编制日期、保管期限、密级等。编制单位指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的；编制日期指案卷内科技文件的形成日期或起止日期；保管期限指卷内科技文件经鉴别划定的保管期限；密级指根据保密规定为卷内科技文件划定的保密等级。

3.档号项

这一部分包括档号、档案馆(室)号、缩微号等。档号即本案卷的科技档案号，由分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆(室)号即国家给定的本档案馆(室)的编号；缩微号即缩微时给定的本案卷的编号。

脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名和档号。