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文书档案的由来

时间：2024-07-11

来源：兰台驿站

《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000）对档案和文书档案是这么定义的：

档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。

文书档案为什么被称作“文书档案”？而不叫“公文档案”或者“文件档案”呢？

《机关档案管理规定》机关档案的包括：文书、科技、人事、会计、专业、音像、电子、实物等门类的档案。《档号编制规则》（DA/T 13—2022）规定，文书档案代码“WS”是一级类别号，属于档案门类代码。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）规定了应归档的文件材料即为文书档案，根据档案价值的鉴定，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。

殷商时期就开始广泛应用文书作为管理国家的工具，产生了最早的公务文书。“文书”一词最早见于西汉贾谊的《新书·过秦下》“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义。”汉代以后，文书作为公文与案卷的含义逐步被确定和沿用下来。例如，《汉书·刑法志》记载：“文书盈于几阁，典者不能遍睹”。文书是人类在社会实践中记录和传达意图时所形成的文字材料，是机关等单位及个人在工作活动中所形成的各种文件的总称。它包括发文、收文，各种记录、簿册、图表、函件，就其载体形式，可分为纸制文件、音像制品及电子文件等。

《党政机关公文处理工作条例》是这样定义公文的，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。常见的公文种类有决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。

公文是文书的一种，与其他文书相比，一般公文具有法定的作者，履行法定职能；具有法定的权威，根据制发机关的权威性决定；具有规范的体式，由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成；要履行法定的收发程序。

《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000）中对“文件”的定义，文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）对“归档文件”的定义，归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

文书的概念较广泛，可以作为所有文件材料的总称。相对来说，公文、文件的涉及面较窄，只是文书工作的一部分。日常工作中，通常文书、公文、文件指的是一类事务，即公务活动过程中形成的、处理的文件材料。文书档案正如定义中所说是指反映党务、行政管理等活动的档案，这个过程不仅仅有公文，有文件，还有各种各样的“材料”，不同载体介质的“材料”，称为“文书档案”正合适。