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档案谈档号

时间：2024-07-02

来源：兰台驿站

号，表示名称，

如国号，年号；

号，表示标志，

如记号，加号，减号；

号，表示等级，

如小号，大号，一号，二号；

号，表示排定的次第，

如编号。

工作中，生活中，

常用“号”表示排列的顺序或代码，

如编号、顺序号、座位号、身份证号、

银行卡号、微信号、QQ号等，

档案工作中 常见的

有 档号、页号、卷号、件号、文号 等。

号，可以是连续的，1、2、3、4、5……

号，可以是不连续的，1、3、5、7、9……

号，可以是有规律的，1、5、10、15、20……

号，可以是无规律的，1、3、4、6、10……

号，可以是数字组成的，2、4、5、7、9……

号，可以是各种代码组成的，archive-01、archive-02……

浩如烟海的档案藏于库房，如何管理？如何找到需要的档案？

这就需要“ 号 ”！

档案的“号”，讲究有序，有先有后，有始有终，有规律。

档案一般以“卷”“件”为保管单位，通过规则而分类，通过编号而计数，各归各类，按序而定，有机组合，就形成档案的身份信息编码，即档号。

档号编制的最重要原则是唯一性。

每1卷（每1件）档案应当只有1个档号，不应重复，更不能重复。

档号编制还要遵循一致性原则，需要与馆藏实际相结合，与档案的整理分类体系保持一致，有先后顺序还要有不同分类。

档号，要有档案的特征，全宗是档案的归属，全宗号必不可少；档案要分门别类，类别号不可或缺；档案排列有先后，卷件号要做到连续有规律。

档号的基本组成项也就是：

全宗号、类别号、卷件号

档案的类别繁多，不应层层分类，不应类类有号，设置类别号时应当保持稳定，力求简明，便于扩充。

档案门类代码不可或缺，二级、三级类别代码应慎重使用，四级、五级应尽量不用。

档案门类代码一般依照《机关档案管理规定》《档号编制编制规则》，无需自拟，无需更改。二级、三级类别代码，有上级文件或相关管理办法依据的，应当依据要求设置代码，勿擅自创新。

类别号还包括年度、保管期限代码、项目号、机构（问题）代码等，一般年度、保管期限代码是需要列入档号项的，项目号、机构（问题）代码是根据档案的实际情况，有则列，不是所有档案都需要。

档号编制是档案规范管理的基础，需要遵循规范，结合实际，三思而定，严格执行。

通过档号可以知道档案的数量，通过档号可以掌握档案的分类，通过档号可以知道档案在哪里，通过档号开始进入档案信息化的新纪元。