一、反映单位主要职能活动、具有查考价值的档案收集齐全，保管期限划分准确。
二、全宗划分清楚。本单位的档案与其他单位的档案要分开整理编号；历史上曾出现分、并、撤等情况的，档案要按照全宗设立的原则划分清楚。
三、分类清楚，前后基本保持一致。一个全宗应按照统一的分类方案分类，做到类别设置合理，归类准确。如全宗内曾改变分类方案，应界线清楚。
四、组卷法整理的档案实体的质量要求：
(一)组卷符合标准、规范。以符合文件自然形成规律、保持文件之间的历史联系和便于保管利用为原则，灵活运用作者、问题、名称、时间、通讯者、文种等六个特征，并按照文件的不同价值、数量进行组卷。
(二)卷内文件按时间或重要程度排列，条理清楚、系统。
(三)同一卷内的文件材料编制了连续页号或张号。
(四)卷内目录各栏目填写齐全、准确。
(五)卷内备考表填写齐全。
(六)案卷封面及填写项目准确、完整。案卷封面的填写项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、档号(全宗号、目录号、案卷号)。其中案卷标题应能简明扼要地提示案卷的内容，包括作者、问题、名称三部分；档号的编制符合规范，全宗号按省档案馆的统一规划编制，同一全宗内目录号不重复，同一目录内案卷号不重复不空号，不设分卷号。
(七)卷脊填写了全宗名称、档号（全宗号、目录号、案卷号）、保管期限。
(八)案卷装订整齐、牢固，已剔除了金属物。
五、按照《广东省文件材料归档方法改革方案》，不组卷整理的归档文件的质量要求：
(一)对“件”的掌握恰当，符合《广东省文件材料归档方法改革方案》的要求。
(二)“件”的排列。“件”内的排列，一般正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原文本在前，译文本在后。“件”与“件”之间的排列，应循文件的自然形成规律，在同一全宗内按“年度--保管期限--机构--时间”的顺序排列文件材料。
(三)每“件”的首页上方的空白位置加盖了档号章并填写了相关内容，包括全宗号、类别号、期限、年度、机构（不分机构编档号的此栏可空）、件号；件号连续，不重复，不空号。
(四)以“件”为单位编制了连续页号，或组成同一“归档件”的每一“自然件”编制了连续页号。
(五)每“件”用线（绳）或不锈钢订书钉在左侧装订牢固。
(六)档案盒背脊各栏目填写齐全、准确。
时间：2024-07-01
来源：CN档案管理培训
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