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归档范围和保管期限表
国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定了文书档案的归档范围和保管期限表,很全面,很专业,适用于各种类型的机关单位。
《档案工作基本术语》规定,归档指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档范围指的就是需要归档的内容,就是这些具有保存价值的文件材料,就是日后成为馆藏或室藏的档案。
是否有必要确定归档范围?
需要!很有必要!不确定归档范围,就不知道哪些该归,哪些不该归,有可能该归的没归,不该归的全归,既会造成重要档案资源遗失,又会造成馆藏室藏的极大浪费。
在制定归档范围的时候,8号令中的归档范围和不归档范围应当原样照抄,不宜减少,因为它总结的是全面的。8号令针对的对象是文书档案,专业档案则需查阅相关专业档案管理办法,同时根据实际情况,制定专业档案的归档和不归档范围。
判断是否“归档”应注意的几个问题:
(1)以文件材料为主,不是“有收必归”。
如收到的简报、书刊、文件汇编等,属于经验交流、介绍情况、供工作参考的,不反映本机关工作活动内容的,应作为资料保存,不属于归档文件的范围。
(2)以文件材料价值为主,不是“有文必档”。
确实没有查考利用价值的文件材料,一定要剔除,不归档。
(3)归与不归,不能只看有无红字版头和文号。
本机关的会议记录、花名册、规章制度、工作计划、总结虽无红字版头、文号,但是必须归档;内容为联系一般行政事务、购买小规模物品的文件,虽有红字班头、文号,也不一定归档。
(4)以本机关为主,不是“外机关都不要”。
外机关发来的文件,反映本机关的主要职能活动,有相关联系的,也需要归档。
(5)要注意宏观文件,也要注意微观文件材料。
宏观文件材料是指全面性的方针政策性文件材料,微观文件材料是指反映具体情况和问题的文件材料。
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制定归档范围和保管期限表需要注意的几个问题
(1)要具备一定的档案知识储备
(2)不能仅凭自身经验,要结合实际工作,更要符合规范规定
(3)制度是需要落实的,长期执行的
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