档案谈“三合一”

档案三合一指的是档案的分类方案、文件材料归档范围和保管期限表和而为一，成为一个措施、方案或文件，以制度的形式推广、应用并延续，所以又称为档案三合一制度。

笔者能查到的最早资料显示，2019年底原国家档案局局长李明华在全国档案工作暨表彰先进会议上，要求适时实施机关档案分类方案、归档范围、保管期限表“三合一”制度，统一并细化档案整理规则。

2021年中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，全面推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，规范建档工作，提高归档文件质量。

现任国家档案局局长陆国强在2022年全国档案局长馆长会议上，要求进一步规范建档工作，推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度。

2023年，陆国强在全国档案局长馆长会议上，总结2022年工作和新时代10年档案工作成就时，针对档案基础业务建设指出，全面推行机关档案“三合一”制度，加大专业档案规范管理力度，从源头上加强档案资源质量管控。部署2023年档案工作主要任务时要求，要深入实施国家记忆工程，在全面记录留存新时代新征程伟大奋斗历史上下功夫，要分级分批完成机关档案“三合一”制度编审，从源头抓好档案形成和收集工作，提升质量优化结构。

2022年5月，国家档案局下发《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》，要求要结合实际，进一步规范机关档案门类划分、统一分类方法、理顺整理要求，同时做好编制和审查工作，到“十四五”末期在机关全面实现三合一制度。

档案的分类方案，就是要能够区分档案类别（一级类别<档案门类>、二级类别、三级类别……），制定档号规则，规范档号的组成项。

制定档案分类方案时，需要熟识《机关档案管理规定》《档号编制规则》《归档文件整理规则》等国家制定的规范性文件，本行业系统有关的专业档案管理规定，也要掌握和了解。

每个机关单位都有的档案类别，如：文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、声像档案、实物档案，档案的分类方案基本是一致的，和实际情况相结合一下，稍作修改即可。

各机关单位区别最大的就是专业档案，由于工作职能不同，形成的档案类型有所差异，需要根据实际情况，制定不同的档案分类方案。档案分类的目的是便于整理和管理，实则也就两类，一类为以“卷”为保管单位的档案，一类为以“件”为保管单位的档案。

简化整理则以“件”为单位进行整理，操作方便，便于管理。实际工作中，不能为简而简，遇到档案不分情况，全部以“件”来整理，这是不对的，该用“卷”的还是需要用“卷”的。“卷”的最大特点是关联和关系，如：项目、课题、成果、案件都必须以卷为单位来整理，再则很多民生档案，虽简化加盖归档章，但仍然是一户一卷，卷内需要制作卷内目录。