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兰台科普丨档案整理之归档文件的整理原则和注意事项

时间：2024-06-18

来源：兰台驿站

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

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"件"是归档文件整理的计算单位。

一般以每份文件为一件，同时还要重点注意以下具体情况对“件”的界定：

①正文、附件为一件；

②文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；

③转发文与被转发文为一件；

④原件与复制件为一件；

⑤正本与翻译本为一件；

⑥中文本与外文本为一件；

⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

⑧简报、周报等材料一期为一件；

⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

整理原则

①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

②归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

③归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

④归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

“归档”注意事项

①以文件材料为主，不是“有收必归”

如收到的简报、书刊、文件汇编等，属于经验交流、介绍情况、供工作参考的，不反映本机关工作活动内容的，应作为资料保存，不属于归档文件的范围。

②以文件材料价值为主，不是“有文必档”

确实没有查考利用价值的文件材料，一定要剔除，不归档。

③归与不归，不能只看有无红字版头和文号

本机关单位的会议记录、花名册、规章制度、工作计划、总结虽无红字版头、文号，但是必须归档；内容为联系一般行政事务、购买小规模物品的文件，虽有红字班头、文号，也不一定归档。

④以本机关为主，不是“外机关都不要”

外机关发来的文件，反映本机关的主要职能活动，有相关联系的，也需要归档。

⑤要注意宏观文件，也要注意微观文件材料

宏观文件材料是指全面性的方针政策性文件材料，微观文件材料是指反映具体情况和问题的文件材料。收集归档的过程中，既要收集宏观方面的文件材料，也要注意收集微观方面的文件材料，保持文件材料的齐全完整。