兰台小科普·档案的“收”

收，作为动词时表示把外面的事物拿到里面，把分散的事物聚拢起来，作为名词时表示收获、收入之意。档案中的“收”，一般作为动词使用，引申为收集、接收。

收集一般为主动行为，接收一般为被动行为。

《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）中定义：

收集，档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

接收，档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。

一、档案收集的主体责任单位/部门

《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导；中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。

即，档案馆、档案室是档案的保管基地，有收集档案的责任和义务。

二、档案收集的范围

直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：

①反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；

②反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；

③反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；

④反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；

⑤法律、行政法规规定应当归档的。

三、档案收集的方式

1.档案馆

①机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。

②机关、团体、企业事业单位和其他组织发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。

③档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。

2.档案室

①机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。

②机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。

③归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。

四、档案收集/接收的门类/种类

1.文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

2.机关履行行业特有职责形成的专业档案；

3.照片、录音、录像等音像档案；

4.业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

5.印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

前款1、2、3项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。