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档案法律法规对调阅利用有哪些规定?查档的要求有哪些?

时间:2024-05-21 来源:兰台驿站

《中华人民共和国档案法》

第四章 档案的利用和公布


第二十八条 档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录,不断完善利用规则,创新服务形式,强化服务功能,提高服务水平,积极为档案的利用创造条件,简化手续,提供便利。


单位和个人持有合法证明,可以利用已经开放的档案。档案馆不按规定开放利用的,单位和个人可以向档案主管部门投诉,接到投诉的档案主管部门应当及时调查处理并将处理结果告知投诉人。


利用档案涉及知识产权、个人信息的,应当遵守有关法律、行政法规的规定。


第二十九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他工作的需要,可以按照国家有关规定,利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。


第三十一条 向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人,可以优先利用该档案,并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当予以支持,提供便利。


第三十二条 属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意,任何单位和个人无权公布。非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案,档案所有者有权公布。


公布档案应当遵守有关法律、行政法规的规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。


《中华人民共和国档案法实施条例》

第四章 档案的利用和公布


第二十九条 国家档案馆应当依照《档案法》的有关规定,分期分批向社会开放档案,并同时公布开放档案的目录。


第三十条 国家档案馆应当建立馆藏档案开放审核协同机制,会同档案形成单位或者移交单位进行档案开放审核。档案形成单位或者移交单位撤销、合并、职权变更的,由有关的国家档案馆会同继续行使其职权的单位共同负责;无继续行使其职权的单位的,由有关的国家档案馆负责。

尚未移交进馆档案的开放审核,由档案形成单位或者保管单位负责,并在移交进馆时附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。

县级以上档案主管部门应当加强对档案开放审核工作的统筹协调。


第三十一条 对于《档案法》第二十七条规定的到期不宜开放的档案,经国家档案馆报同级档案主管部门同意,可以延期向社会开放。


第三十二条 档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以复制件代替原件。数字、缩微以及其他复制形式的档案复制件,载有档案保管单位签章标识的,具有与档案原件同等的效力。


第三十三条 档案馆可以通过阅览、复制和摘录等形式,依法提供利用档案。

国家档案馆应当明确档案利用的条件、范围、程序等,在档案利用接待场所和官方网站公布相关信息,创新档案利用服务形式,推进档案查询利用服务线上线下融合。


第三十四条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民利用国家档案馆保管的未开放的档案,应当经保管该档案的国家档案馆同意,必要时,国家档案馆应当征得档案形成单位或者移交单位同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保管的尚未向国家档案馆移交的档案,其他机关、团体、企业事业单位以及公民需要利用的,应当经档案形成单位或者保管单位同意。


第三十五条 《档案法》第三十二条所称档案的公布,是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文:

(一)通过报纸、期刊、图书、音像制品、电子出版物等公开出版;

(二)通过电台、电视台、计算机信息网络等公开传播;

(三)在公开场合宣读、播放;

(四)公开出售、散发或者张贴档案复制件;

(五)在展览、展示中公开陈列。


第三十六条 公布属于国家所有的档案,按照下列规定办理:

(一)保存在档案馆的,由档案馆公布;必要时,应当征得档案形成单位或者移交单位同意后公布,或者报经档案形成单位或者移交单位的上级主管部门同意后公布;

(二)保存在各单位档案机构的,由各单位公布;必要时,应当报经其上级主管部门同意后公布;

(三)利用属于国家所有的档案的单位和个人,未经档案馆或者有关单位同意,均无权公布档案。

档案馆对寄存档案的公布,应当按照约定办理;没有约定的,应当征得档案所有者的同意。


第三十七条 国家档案馆应当根据工作需要和社会需求,开展馆藏档案的开发利用和公布,促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播。

国家鼓励和支持其他各类档案馆向社会开放和公布馆藏档案,促进档案资源的社会共享。

《机关档案管理规定》

第六节 利用与开发


第四十六条 机关应当积极开展档案利用工作,建立健全档案利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的,需经本单位负责人批准。

利用档案应当履行查阅手续,进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

第四十七条 机关应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定,及时向同级国家综合档案馆提供主动公开的政府信息文件资料。

第四十八条 机关应当积极推进档案信息开发工作,采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集,以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式,发挥档案价值。
全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。

第四十九条 机关应当积极采用数据分析、文本挖掘等新方法,扩展档案开发的力度和深度。

《国家档案馆档案开放办法》

第四章  开放档案利用和保护


第十八条  单位和个人持有合法证明可以利用国家档案馆已经开放的档案。机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民利用未开放档案应当向国家档案馆提出申请,按照规定办理有关手续。

国家档案馆应当依照有关法律、行政法规以及本办法的规定,制定档案利用的具体办法,明确档案利用的条件、方式、范围、程序等,并向社会公布。


第十九条  国家档案馆应当设置专门的档案利用场所并配备相应的设施、设备,通过信函、电话、网站、电子邮件和互联网政务媒体等多种方式,建立完善档案利用渠道,简化手续,积极为档案利用创造条件、提供便利。


第二十条  国家档案主管部门统筹建设开放档案查询利用平台,推动开放档案跨区域共享利用。


第二十一条  单位和个人到国家档案馆利用档案,应当遵守档案利用的相关规定,并对所利用的档案负有保护的义务。


第二十二条  存在破损或者字迹褪变、扩散等情形且尚未完成修复的档案,如提供利用可能造成档案进一步受损的,国家档案馆可以暂缓提供利用。


第二十三条  已经印刷、复印、缩微、翻拍及数字化等复制处理的档案,国家档案馆应当使用复制件代替原件提供利用。古老、珍贵和重要档案,原则上不提供原件利用。


第二十四条  单位和个人在国家档案馆利用档案需要复制的,可以由国家档案馆代为办理,复制档案的数量由国家档案馆根据具体情况酌情决定。因档案保存状况和档案载体特点等原因不适宜复制的,国家档案馆可以不予复制。


第二十五条  单位和个人使用从国家档案馆摘录、复制的档案,应当遵守有关法律、行政法规和国家有关规定,不得损害国家利益、社会公共利益和第三方合法权益。在公开发表、出版的作品中使用国家档案馆尚未公布的档案,还应当遵守保管该档案的国家档案馆的有关规定。


第二十六条  举办展览、展示等活动需要使用国家档案馆档案的,一般应当使用复制件代替原件,档案原件原则上不外借。


重大活动和突发事件档案管理办法

第四章  档案利用与开发


第二十五条  档案馆和责任部门应当通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式,为重大活动和突发事件档案利用创造条件。

档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录,为档案利用提供便利。


第二十六条  档案馆应当积极推进利用工作,按照国家规定向单位或个人提供档案利用。责任部门利用已移交档案的,档案馆应当予以优先保证。

责任部门保管的档案对外提供利用的,需经本单位负责人批准。


第二十七条  档案馆开展分管范围内重大活动和突发事件档案专题数据库建设,责任部门应当配合。责任部门档案以专题方式进行管理且具备建设条件的,应当开展本系统或本单位档案专题数据库建设。

档案主管部门应当科学规划专题数据库建设工作,推动档案馆和责任部门档案专题数据库共建共享共用。


第二十八条  档案馆和责任部门应当加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度,通过档案编研、陈列展览等形式,充分发挥档案价值,并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。


《乡镇档案工作办法》

第五章 档案保管与利用


第二十三条  乡镇机关档案由乡镇档案部门集中统一管理。

乡镇企业事业单位的档案原则上自行保管;不具备安全保管条件的,可由乡镇档案部门代管。

涉密档案的管理应当符合保密管理规定。


第二十四条  乡镇应当对已达到保管期限的档案进行鉴定,经鉴定确无保存价值的档案应当按照规定予以销毁,鉴定报告与销毁清册永久保存。

鉴定工作由分管档案工作负责人、档案人员和相关部门人员组成鉴定小组进行。


第二十五条 乡镇档案部门应当编制多种形式的检索工具,开展档案资源开发利用工作,规范利用程序,做好利用效果登记。


第二十六条  乡镇档案部门应当定期对档案保管、档案利用、设施设备和人员等情况进行统计。


第二十七条  乡镇档案部门应当按照规定向县级综合档案馆移交乡镇机关档案,并同时移交检索工具、编研成果。电子档案移交按照国家有关规定执行。


第二十八条  乡镇应当建立健全档案安全工作机制,明确档案安全责任,开展经常性档案安全风险隐患排查整治,制定档案管理应急预案并定期组织演练,确保档案安全。

《企业档案管理规定》

第六章档案的利用、开发、统计与移交


第四十六条  企业应当积极开展档案利用工作,建立健全档案利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。

企业提供利用档案时,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。


第四十七条  利用企业档案应当严格执行利用制度,履行档案查阅、复制、借出审批和登记手续。通过网络方式提供利用时,应当采取身份认证、权限控制等安全措施。

企业档案一般不得对外借出,确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。利用者应当妥善保管和利用借阅的档案,严禁篡改和损坏,确保档案的安全完整,并在规定时间内归还。

企业人员办理退休或离岗手续时,应当经由档案部门确认已归还借阅的档案。


第四十八条  档案部门应当编制检索工具,满足手工检索和计算机检索需要。

档案工作人员应当进行档案利用效果登记,对利用活动及时跟踪和监督。


第四十九条  企业应当积极推进档案信息开发工作,采取编制专题汇编、大事记、组织沿革、项目(工程)简介、企业史志等,以及举办陈列展览、拍摄专题片、建设档案专题数据库等多种形式,发挥档案价值。

企业应当加强对突发事件应对管理活动相关档案的研究整理和开发利用,为突发事件应对管理提供文献参考和决策支持。

企业宜围绕重大活动、重点工作和重要历史节点开展档案编研。


第五十条  企业应当做好档案统计工作,对所保管档案情况、年度档案及人员出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案交接情况、档案鉴定处置情况、档案信息化建设情况、档案人员情况、档案委托服务情况等定期统计、建立台账,并按照《全国档案事业统计调查制度》填写报送统计报表。


第五十一条  企业应当按照国家有关规定,定期向档案馆移交档案。

企业移交档案后需要利用的,接收档案的档案馆应当提供便利。


第五十二条  企业向档案馆移交档案时,应当按照相关规定标注档案密级变更情况,并附具档案开放审核意见。

对已移交进馆的档案,企业应当按照国家有关规定配合档案馆做好档案降解密和开放审核工作。


档案管理违法违纪行为处分规定》


第九条 有下列行为之一的,对有关责任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分:

(一)涂改、伪造档案的;

(二)擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。


第十一条 有下列行为之一的,对有关责任人员,给予警告、记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分:

(一)擅自提供、抄录、复制档案的;

(二)擅自公布未开放档案的。


第十四条 在档案利用工作中违反国家规定收取费用的,对有关责任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分。


第十五条 违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的,对有关责任人员,给予警告或者记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职处分。


第十六条 拒不按照国家规定开放档案的,对有关责任人员,给予警告、记过或者记大过处分。



婚姻登记档案管理办法》



第十五条 婚姻登记档案的利用应当遵守下列规定:
(一)婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度,明确办理程序,维护当事人的合法权益;
(二)婚姻登记机关可以利用本机关移交的婚姻登记档案;
(三)婚姻当事人持有合法身份证件,可以查阅本人的婚姻登记档案;婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的,可以办理授权委托书,委托他人代为办理,委托书应当经公证机关公证;
(四)人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系,持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案;律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案;
(五)其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的,婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下,经主管领导审核,可以利用;
(六)利用婚姻登记档案的单位、组织和个人,不得公开婚姻登记档案的内容,不得损害婚姻登记当事人的合法权益;
(七)婚姻登记档案不得外借,仅限于当场查阅;复印的婚姻登记档案需加盖婚姻登记档案保管部门的印章方为有效。