您的位置：首页>政务信息>兰台要闻

归档文件档号章的盖印

时间：2024-03-14

来源：兰台驿站

文书档案按照《归档文件整理规则》进行整理，根据最新的《归档文件整理规则》要求，归档文件以“件”为单位整理。

档号archival code，是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

档号章，是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。

归档文件在整理的过程过程中，需要加盖档号章，档号章的组成项和档号的各部分是一致的，互为映衬，互为依托。

《归档文件整理规则》中提出，档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。

档号章填写要求

①依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章；

②盖在每“件”的首页--上端--居中--空白处；

③要用红色印泥；

④填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。

档号项的编制及填写要求

① 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。如×××市工商局是J085，在归档章上如实填写J085，也可以直接刻在归档章上面。

② 年度：用四位阿拉伯数字数填写归档年度，不得省略，如2002不得填为02。

③ 保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

④ 件号：是各单位将归档文件在分类体系的最低一级类目内的排列顺序号，要按归档文件排列好的顺序从“1”开始编起、标注，不得重号、漏号。

如采用：“年度—保管期限”（两级分类法），件号就是在同一年度内按3个保管期限分别编3个流水号。如：2010年×××局的归档文件的件号为

永久：1、2、3、4、5……n ---(从1编到n)

30年：1、2、3、4、5……m ---(从1编到m)

10年：1、2、3、4、5……p ---(从1编到p)

如采用:“年度—机构（问题）—保管期限”（三级分类法）的单位，每年每个机构（问题）都要按3个保管期限分别编3个流水号。

⑤ 页号：本件档案的页数。

⑥ 机构（问题）是选择项，采用2级分类方案的单位不用填写，采用3级分类方案的单位，应严格按照制定好了的分类方案中的类目（机构或问题）名称准确填写，如果名称太长可采用通用规范的简称，不可滥用，要在分类方案中有注明。