论西藏档案的保护与开发

 西藏历史档案资源极其丰富，馆藏历史档案数量占全国省级档案馆之首。西藏档案部门为加大历史档案文献抢救整理力度，积极争取国家财政投入，大力开展数字化工作，成绩斐然。档案整理工作从手工整理转变为计算机整理，整理速度大步伐向前迈进；通过计算机开展整理、保管、统计、编研工作、提供利用，有力推进了档案管理工作的信息化建设。

 馆藏西藏历史档案的数字化整理是从2005年开始的。因为大家都知道，档案的整理目地就是为了提供利用，而当时西藏历史档案的整理还在延续着手工抄录的方法，如何在现有条件下使历史档案的整理跟上时代的步伐，尽快将馆藏西藏历史档案中蕴藏的历史文化等价值得以充分体现，只有改变以往做法，利用计算机录入档案、整理档案，开辟数字化管理档案的新路子是大势所趋。在这样的指导思想影响下，从2005年下半年开始，西藏自治区档案局（馆）开始着手历史档案数字化工作。这项工作分两步实施：

 第一，定章程，立规矩。近年来，虽然国家陆续出台了不少档案整理、管理方面的规则和办法。但是，由于西藏历史档案的形体、质地、文种、保存方式具有相当的特殊性，在实际工作中无法完全照搬这些办法。因此，我们以国家档案局制定并于2001年1月1日起实施的《归档文件整 理规则》以及其它相关理论为依据，结合西藏历史档案的特殊性，起草了《西藏历史档案整理规则（试用）》，给西藏历史档案整理工作支起了一个全新的框架。该规则的出台，明确了西藏历史档案保管、抢救、整理工作的流程，为西藏历史档案规范化管理铺平了道路。

 第二，搞研发，做软件。有了《西藏历史档案整理规则（试用)》做依据，我们更进一步对西藏历史档案的特殊性进行了一次深入细致的分析。在把握西藏历史档案基本特色的前提下，我们搞起了软件开发。档案的数字化管理，说到底  是利用高新技术手段，把原来的手工抄录和手工检索变成计算机操作和自动检索，从而快速、准确、高效地完成各项工作任务。要做到这一点，必须有一套支持藏文，而且符合西藏历史档案材质等特点的专用档案软件。换句话说，需要建立一个能把《西藏历史档案整理规则（试用)》付诸实践平台。由于西藏历史档案的特殊性所限，不可能有现成的软件可供我们使用。针对这一情况，西藏自治区档案局（馆）就自主研发“西藏历史档案管理系统”软件，设计了档案保管、档案整理、档案利用及系统管理四大功能，并按实际工作需要设立了多个模块，用于执行具体任务。经过实际应用，该软件对历史档案的保管、著录、抢救保护、编译及开发利用等一系列工作都能予以支持，完全实现了西藏历史档案数字化管理的目标，西藏历史档案管理工作从此迈出了新的步伐，对全区历史档案的保管、整理和利用等一条龙服务工作提供了可资借鉴的方法。由于创新实用，2010年，“西藏历史档案管理系统”获得国家档案局优秀科技成果奖。

 依照新的规则，利用新的平台，完成了桑珠颇章、觉细列空、孜聂仓和乃琼等四个全宗10000卷（件、册）档案的数字化、全文录入等工作。正在整理当中的噶厦全宗，到目前已完成30多万卷（件、册）档案的数字化和全文录入，而噶厦全宗的整理工作从启动到现在仅仅一年半时间。由此可以推断，完成整个三百余万卷（件、册）西藏历史档案整理工作可以定时间表。由此，我们西藏自治区档案局（馆）档案工作者的探索精神和创新意识是值得肯定的，因为它最终实现了提高效率的目标。

馆藏历史档案的全文录入

 西藏自治区档案局（馆）正在对馆藏历史档案进行全文录入，这是多么浩大的工程，听起来有些不可思议，但我们正是这么做的。

 西藏自治区档案局馆以全新的方式所开展的西藏历史档案抢救整理工作，其实就是以全文录入为核心的档案数字化管理工作，它的主要目的是便于保管和查阅。当然，就全文录入单项工作而言，更是为了便于查阅。

 西藏自治区档案局（馆）保存的300多万卷（件、册）西藏历史档案，其抢救整理工作已经持续不断地做了许多俥。在这期间，我们遇到了西藏历史档案查找难阅读也难的问题，这个问题寻根究源，竟然是由西藏历史档案本身所具有的某些特殊性造成的。所谓西藏历史档案本身的特殊性，主要表现在这样几个方面：其一，西藏历史档案原来是没有标题的，每份档案只有正文没有标题。其二，一份文档里面讲几件事的档案为数不少。其三，西藏历史档案的文字全部是手写的藏文草体。其四，书写者的文化水平参差不齐，部分档案书写十分潦草。其五，西藏历史档案年代久远，几百年前的藏语用语习惯与现在的用语习惯有很大的不同。其六，大部分档案文献每份文件只有一个幅面，而且幅面大。

 显而易见，西藏历史档案的上述特性给档案整理工作带来了相应的麻烦。由于档案没有标题，使得文献在输入管理系统软件时无标题可输，通过标题查找档案当然也就无从谈起。为了解决这个难题，我们曾经采取加写标题、从全文中提取主题词和关键词等办法弥补缺憾，但在实际操作过程中发现受到诸多制约，效果并不理想。此外，由于西藏历史档案全是手写文本，而且基本上都是草书体，加之几百年前词语使用的习惯也与今天有较大差异，是属于古藏文。所以，别说是从未接触过西藏历史档案的利用者，即便是具有本科甚或硕士藏文水平，且从事西藏历史档案工作若干年的档案工作者，有时也很难一口气将一份档案通读下来。而现代社会快速、准确地帮助每一位档案利用者找出各自所需要的资料，是档案工作者服务社会的基本职责，也是档案部门保存档案的意义所在。可是，若依前述方法整理档案，遇到的困难可想而知。不难看 管出，西藏历史档案的开发和利用工作是不会一帆风顺的。

 这些年来，为解决西藏历史档案查阅难的问题，知难而上的西藏档案人想了很多办法，最终 但决定采用全文录入的办法，即在建立一个庞大而运行安全稳定的电子数据库的基础上，将全部历史档案全文打字，录入西藏历史档案管理系统中。实践证明，这一方法的采用，果真从根本上解决了西藏历史档案查找难和阅读难的问题，开启了西藏历史档案方便快捷服务社会的一扇大门。

 具体做法是：通过全文录入把西藏历史档案转化为可随意调换的数码（原数据)，存入计算机管理系统中，变成检索时能够识别的字体，随时可以按需快速、准确地予以检索。这彻底解决了西藏历史档案的查找检索难问题。同样，历史档案的全文录入，意味着字体可以随意转换成楷体（正体）等各自所好的字体，都能借助计算机流畅地阅读历史档案卷宗了。原先十个人中只有两个人能通读下来的文献，现在至少有八个人能流畅地阅读下来。

 诚然，对历史档案进行全文录入，难免会有人就现在录入的文档与原文之间的忠实程度提出疑义，对此大可不必担心，我们早有对策，即除了对录入文档进行严格的审核校对之外，如果在管理系统中阅读文献时，发现屏幕上方出现原件电子版，下方出现录入文档，可以当场对比。

 另外，历史档案的全文录入，还给西藏历史档案的公布出版、编译研究等工作带来了极大的便利。