数字化后的魅力

——自治区档案馆历史档案信息化建设小记

“开始还有些担心，那些录入的历史文档与原文是否会出现偏差。”打开管理系统并阅读文献时，市民尼玛扎西发现电子屏幕上方出现原件电子版，下方出现录入文档。“上下一对比，所有疑虑都消散了，而且查找起来，速度很快！”

尼玛扎西所使用的正是“西藏历史档案管理系统”，一款支持藏文并符合西藏历史档案材质等特点的专用档案软件。

“数字化的采用，从根本上解决了西藏历史档案查找难和阅读难的问题，开启了西藏历史档案方便快捷服务社会的一扇大门。”自治区档案局（馆）副局（馆）长索南加说。

自治区档案局（馆）保存有300多万卷（件、册）西藏历史档案，馆藏历史档案数量占全国省级档案馆之首。2005年，为加大历史档案文献抢救整理力度和对社会的提供利用，自治区档案馆积极思索谋划。然而，当时西藏历史档案的整理还延续着手工抄录的方法，利用计算机录入档案、整理档案，开辟数字化管理档案的新路子呼之欲出。

索南加回忆说，当时，虽然国家陆续出台了不少档案整理、管理方面的规则和办法。但由于西藏历史档案的形体、质地、文种、保存方式具有相当的特殊性，在实际工作中无法完全照搬这些办法。因此，自治区档案馆参照国家的相关理论并结合实际，起草了《西藏历史档案整理规则（试用）》，给西藏历史档案整理工作支起了一个全新的框架。“规则的出台，明确了西藏历史档案保管、抢救、整理工作的流程，为西藏历史档案规范化管理铺平了道路。”与此同时，西藏档案人积极着手开发专用档案软件。

在这期间，西藏档案人又遇到了查找难阅读也难的问题：西藏历史档案原来是没有标题的，每份档案只有正文没有标题；一份文档里面讲几件事的档案为数不少；西藏历史档案的文字全部是手写的藏文草体；书写者的文化水平参差不齐，部分档案书写十分潦草；西藏历史档案年代久远，几百年前的藏语用语习惯与现在的用语习惯有很大的不同；大部分档案文献每份文件只有一个幅面，而且幅面大……

索南加说：“别说是从未接触过西藏历史档案的利用者，即便是具有本科甚或硕士藏文水平，且从事西藏历史档案工作若干年的档案工作者，有时也很难一口气将一份档案通读下来。”

为解决这些“拦路虎”，知难而上的西藏档案人在摸索中前行，最终决定采用全文录入的办法，即在建立一个庞大而运行安全稳定的电子数据库的基础上，将全部历史档案全文打字，录入西藏历史档案管理系统中。

通过全文录入把西藏历史档案转化为可随意调换的数码（原数据)，存入计算机管理系统中，变成检索时能够识别的字体，随时可以按需快速、准确地予以检索——这彻底解决了西藏历史档案的查找检索难问题。

历史档案的全文录入，意味着字体可以随意转换成楷体（正体）等各自所好的字体——谁都能借助计算机流畅地阅读历史档案卷宗。

“原先十个人中只有两个人能通读下来的文献，现在至少有八个人能流畅地阅读下来。”索南加说，“历史档案的全文录入，还给西藏历史档案的公布出版、编译研究等工作带来了极大的便利，这就是数字化后的魅力。”

据介绍，仅2014年，自治区档案馆全文录入历史档案4.1万余件，约2910万字；数字化扫描历史档案69624件，114253画幅；数字化扫描现行档案4782卷，788184画幅，录入案卷目录4782条、卷内文件目录20623条。昌都市档案馆数字化历史档案1090件，林芝地区档案馆数字化历史档案963件、现行档案15680件，阿里地区档案馆全文录入历史档案1383件。建行西藏分行、中石油西藏销售分公司、自治区国土资源厅等单位对现存档案进行了数字化。                                                                                                                                                                                       （西藏日报记者 冯骥）